Analisis Kerja dan Reka Bentuk

Topik 3 Analisis Kerja dan Reka Bentuk HASIL PEMBELAJARAN Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat: 1. Menggambarkan langkah-langkah yang terlibat dalam analisis kerja; 2. Menerangkan isu-isu utama dalam keperincian dan spesifikasi pekerjaan; 3. Membincangkan perhubungan antara keperluan-keperluan kerja dan fungsi-fungsi pengurusan sumber manusia; dan 4. Meneliti faktor-faktor yang perlu diambil kira apabila mereka bentuk sesuatu kerja. PENGENALAN Analisis kerja dan reka bentuk kerja merupakan dua elemen yang penting yang membentuk asas kepada perancangan sumber manusia yang berkesan. Analisis kerja menentukan keperluan-keperluan dalam sesuatu pekerjaan. Reka bentuk kerja pula membantu pekerja mencapai objektif organisasi dan pada masa yang sama memberikan kepuasan kepada para pekerja semasa melaksanakan tugas mereka. Tujuan utama sebuah organisasi melaksanakan analisis kerja ialah untuk mempertingkatkan prestasi serta produktiviti organisasi tersebut. Organisasi perlu untuk mengenal pasti kemahiran, pengetahuan, pengalaman dan keperluan-keperluan lain yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu kerja. Analisis kerja membantu organisasi memenuhi keperluan undang-undang dan

52 TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh kerajaan. Biasanya, jabatan sumber manusia bertanggungjawab untuk melaksanakan analisis kerja. 3.1 ANALISIS KERJA Analisis kerja ialah proses bagi mendapatkan maklumat mengenai kerja yang tertentu dengan menentukan tanggungjawab, tugas, kemahiran dan pengalaman bakal pekerja. Analisis kerja perlu dilaksanakan melalui pendekatan yang bersistematik seperti yang ditunjukkan di dalam Rajah 3.1. Rajah 3.1: Enam langkah penting untuk melakukan analisis kerja Sumber: Diadaptasi dari Bohlander, Snell & Sherman (2009). Managing human resource (15th ed.). Ohio: South-western College Publishing.

TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK 53 Hasil analisis akan digunakan untuk membangunkan keperincian dan spesifikasi kerja. Sebelum melaksanakan analisis kerja, keperluan-keperluan bagi sesuatu pekerjaan itu perlu ditentukan. Soalan-soalan berikut perlu ditanya bagi membolehkan lebih banyak keperluan pekerjaan dapat dicapai: (a) (b) (c) Apakah jenis kerja yang akan dilakukan oleh perkerja? Bagaimanakah pekerja akan melaksanakan kerja tersebut? Mengapakah pekerja perlu melaksanakan kerja tersebut? Rajah 3.2 menerangkan secara ringkas bagaimana analisis pekerjaan boleh digunakan untuk menghasilkan keperincian dan spesifikasi kerja. Rajah 3.2: Analisis kerja, deskripsi keperincian kerja dan spesifikasi kerja Sumber: Bohlander, Snell & Sherman (2009)

54 TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK (a) Analisis Kerja Penting bagi jabatan sumber manusia menganalisis, menganalisis semula dan mendokumenkan maklumat mengenai sesuatu pekerjaan. Ia digunakan semasa proses mengambil pekerja dan juga bagi tujuan latihan dan penilaian prestasi. Analisis kerja amat perlu dan ia merupakan prosedur ataupun kaedah yang memeriksa kemahiran, pengetahuan, pengalaman dan keperluan yang dikehendaki bagi melakukan sesuatu pekerjaan dengan baik. Hasil analisis kerja ialah keperincian kerja dan spesifikasi kerja. (b) Deskripsi Keperincian Kerja Ia merupakan satu dokumen yang menggariskan sesuatu pekerjaan. Menurut Maimunah (2008) isi kandungan Keperincian Kerja adalah seperti berikut: (i) (ii) (iii) (iv) Nama jawatan, lokasi dan penggredan; Perhubungan hierarki di dalam organisasi; Pernyataan ringkas tentang tujuan pekerjaan tersebut; Senarai tugas dan tanggungjawab; (v) Terma-terma serta syarat-syarat pekerjaan yang akan diberikan kepada pemegang jawatan; dan (vi) Aspek-aspek negatif tentang pekerjaan tersebut. (c) Spesifikasi Kerja Ia kadangkala dikenali sebagai keperincian individu. Ia merupakan satu dokumen yang menerangkan bagaimana seseorang individu itu sesuai dengan pekerjaan. Ia membantu kakitangan sumber manusia mengambil calon yang layak sahaja untuk jawatan tersebut. Menurut Maimunah (2008), spesifikasi kerja mesti mengandungi perkaraperkara berikut: (i) (ii) (iii) Pengetahuan, kemahiran dan keupayaan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut; Kelayakan akademik dan pengalaman kerja yang diperlukan; Keperluan fizikal untuk pekerjaan tersebut, jika ada;

TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK 55 (iv) (v) Keperluan personaliti yang berkaitan; dan Laluan kerjaya. Seterusnya, rujuk kepada Rajah 3.3 bagi proses analisis kerja. Rajah 3.3: Proses analisis kerja Sumber: Diadaptasi dari Bohlander, Snell & Sherman (2009). Managing human resource (15th ed.). Ohio: South-western College Publishing. Sebelum kita mengadakan perbincangan yang lanjut mengenai analisis kerja, kita mesti memahami beberapa istilah yang berkait rapat dengan analisis kerja. Istilah-istilah tersebut ditunjukkan di dalam Jadual 3.1.

56 TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK Pekerjaan Jawatan Istilah Kumpulan Pekerjaan Jadual 3.1: Istilah-istilah Asas Pekerjaan Keperincian Beberapa aktiviti dan tugas yang saling berkaitan. Tugas dan tanggungjawab yang berbeza yang dilaksanakan oleh pekerja. Sekumpulan pekerjaan yang berbeza dengan ciri-ciri yang sama. Tugas Sekumpulan elemen pekerjaan yang diselaraskan dan digabungkan bagi menghasilkan keputusan. Elemen Spesifikasi Kerja Deskripsi/Keperincian Kerja Unit yang paling kecil bagi pekerjaan atau tugas. Penyataan tentang pengetahuan, kemahiran dan keupayaan yang diperlukan oleh seorang pekerja untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Penyataan tentang tugas, kewajipan dan tanggungjawab yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. AKTIVITI 3.1 Andai kata anda bekerja dengan satu kumpulan yang mempunyai tiga atau empat orang pelajar, kumpulkan sekurang-kurangnya tiga keperincian pekerjaan yang berbeza daripada organisasi-organisai pilihan anda. Bandingkan keperincian tersebut, serta nyatakan persamaan dan perbezaannya. 3.1.1 Pendekatan Analisis Kerja Kita boleh menggunakan pelbagai kaedah bagi mendapatkan data atau maklumat mengenai sesuatu pekerjaan. Kaedah-kaedah ini boleh dikategorikan sebagai kaedah kualitatif dan kuantitatif. (a) Kaedah Kualitatif Di bawah adalah sebahagian daripada kaedah kualitatif yang selalu digunakan: (i) Temu Duga Penganalisis kerja akan menemu duga pekerja, penyelia dan pengurus secara individu dan menanya soalan-soalan berkenaan pekerjaan yang sedang dianalisis.

TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK 57 (ii) (iii) (iv) Kajian Soal Selidik Penganalisis kerja akan mengedarkan borang soal selidik mengenai pekerjaan yang akan dianalisis kepada setiap pekerja. Setiap pekerja perlu mengisi borang soal selidik tersebut. Data yang dikumpulkan adalah berkenaan dengan tugas dan tanggungjawab, matlamat pekerjaan, kesesuaian tempat kerja, keperluan untuk melaksanakan pekerjaan (kemahiran, pendidikan, pengalaman, keperluan fizikal dan mental), peralatan dan bahan yang diperlukan dan keperluan terhadap kesihatan dan keselamatan pekerja. Pemerhatian Penganalisis kerja boleh mendapatkan maklumat tentang pekerjaan dengan cara memerhatikan para pekerja daripada kedudukan yang tertentu ketika mereka sedang melaksanakan tugas. Pemerhatian ialah berdasarkan kepada aktiviti pekerjaan yang seragam. Hasil daripada pemerhatian akan direkodkan di dalam borang pemerhatian. Jurnal dan Rekod Penganalisis kerja akan meminta pihak majikan untuk merekod semua aktiviti di dalam satu jurnal bagi keseluruhan kitaran pekerjaan pekerja. Biasanya, nota-nota akan dibuat dalam masa 30 minit ataupun satu jam selang masa dengan setiap kitaran ataupun anjakan kerja dan tempoh masa biasanya antara dua dan empat minggu. Selain daripada kaedah-kaedah di atas, terdapat juga kaedah ataupun pendekatan dalam pengumpulan data yang bersifat kuantitatif. (b) Kaedah-kaedah Kuantitatif Antara pendekatan kuantitatif yang popular dalam analisis kerja ialah seperti berikut: (i) Analisis Kerja Berfungsi (APB) APB ialah pendekatan kuantitatif analisis kerja. Ia menggunakan inventori tentang aktiviti atau fungsi pekerjaan. APB menganggap setiap pekerjaan melibatkan pelaksanaan fungsifungsi khusus seorang pekerja, iaitu fungsi-fungsi yang berkaitan dengan data, manusia dan benda.

58 TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK Setiap fungsi mempunyai tahap kesukaran yang telah ditetapkan secara relatif. Jumlah nilai kesukaran akan menentukan isi kandungan pekerjaan dan membantu untuk menyediakan keperincian dan spesifikasi kerja. Jadual 3.2 menunjukkan satu contoh penggunaan APB. Jadual 3.2: Contoh Analisis Pekerjaan Berfungsi Tahap Kesukaran Fungsi Pekerja Data Manusia Benda 0 Sintesis 0 Mentor 0 Memulakan 1 Menyelaras 1 Rundingan 1 Bekerja secara cekap dan menyeluruh 2 Analisis 2 Memberi arahan 2 Operasi - mengawal 3 Mengatur 3 Menyelia 3 Mengemudi - operasi 4 Mengira 4 Mengalihkan perhatian 4 Manipulasi 5 Menyalin 5 Memujuk 5 Menghadiri 6 Membanding 6 Bercakap menggunakan simbol 6 Membantu 7 Perkhidmatan 7 Pengendalian 8 Menerima arahan membantu Sumber: Diambil daripada Revised Handbook for Analysing Jobs, Washington DC: US Gov. Printing Office, 1991 Berdasarkan kepada contoh di dalam Jadual 3.2, sekiranya seorang kerani perlu untuk menyalin data, bercakap dengan pelanggan dan mengangkat barang, tahap kesukaran fungsi-fungsi bagi kerani tersebut adalah merujuk kepada 5, 6 dan 7. Ini bermakna jumlah keseluruhan tahap kesukaran bagi seorang kerani ialah 18. Jika tahap kesukaran bagi seorang pembantu psikiatri di dalam sebuah hospital adalah tentang menguruskan data, manusia dan benda dan ia merujuk kepada 1, 7 dan 5, maka jumlah keseluruhan tahap kesukaran ialah 13. Semakin rendah skor tahap kesukaran, semakin tinggi tahap kesukaran sesuatu tahap fungsi. Oleh itu, pekerjaan yang mempunyai nilai skor yang sama akan diletakkan di dalam satu kumpulan yang sama dan dibayar dengan kadar gaji yang sama.

TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK 59 (ii) Soal Selidik Analisis Jawatan (SSAJ) SSAJ ialah kaedah soal selidik secara kuantitatif yang merangkumi 194 item mengenai tugas-tugas berkenaan pekerja. Teknik ini menggunakan skala dari 0 hingga 5 bagi menentukan tahap tugas dan elemen kerja yang perlu dilaksanakan dalam sesuatu pekerjaan. Item-item yang berjumlah 194 itu dikelaskan mengikuti enam kumpulan, iaitu: Input maklumat Input maklumat merujuk kepada cara pekerja mendapatkan maklumat terhadap pekerjaan. Proses mental Proses mental merujuk kepada proses-proses menghujah, membuat keputusan dan merancang untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan. Hasil kerja Hasil kerja merujuk kepada jenis-jenis peralatan dan aktivitiaktiviti fizikal yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan. Hubungan dengan orang lain Hubungan dengan orang lain merujuk kepada jenis-jenis perhubungan yang dijangka untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan. Konteks kerja Konteks kerja merujuk kepada konteks fizikal dan sosial di mana pekerjaan itu dilaksanakan. Ciri-ciri kerja lain Ciri-ciri kerja lain merujuk kepada aktiviti, kejadian atau lainlain ciri selain daripada lima ciri-ciri yang telah dinyatakan seperti di atas. Skor jawapan responden-responden akan dianalisis oleh komputer dan keputusannya akan digunakan untuk menentukan ciri-ciri sesuatu pekerjaan tersebut.

60 TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK (iii) Kaedah Kejadian Kritikal Dalam kaedah ini, kerja yang penting dapat dikenal pasti untuk memastikan kejayaan sesuatu pekerjaan. Maklumat mengenai tugastugas yang kritikal dapat ditentukan melalui temu duga dengan pihak majikan dan pengurus ataupun melalui laporan bertulis yang ditulis oleh pemegang jawatan sesuatu pekerjaan. Data yang didapati akan dianalisis. Hasil daripada analisis tersebut akan lebih jelas atau lebih mudah difahami mengenai tugas-tugas dalam sesuatu pekerjaan. (iv) Analisis Kerja Berkomputer Sistem maklumat sumber manusia banyak membantu dalam proses analisis kerja. Kini, terdapat banyak perisian yang direka khas untuk analisis kerja yang menghasilkan keperincian dan spesifikasi kerja berdasarkan kepada analisis yang dilakukan. Pihak pengurus dan pekerja hanya perlu memilih kata kunci berkenaan dengan tugastugas yang berkaitan dengan pekerjaan yang sedang dianalisis untuk menentukan peringkat kepentingan tugas-tugas tersebut. LATIHAN 3.1 Kenyataan BETUL (B) atau SALAH (S) 1. Analisis kerja ialah proses bagi mendapatkan maklumat tentang sesuatu pekerjaan dengan menentukan kewajipan, tugas atau aktiviti sesuatu pekerjaan. 2. Tanggungjawab melaksanakan analisis kerja merupakan tanggungjawab utama bagi seorang pengurus. 3. Kaedah yang selalu diguna pakai untuk mengumpul maklumat bagi analisis kerja ialah temu duga, kajian soal selidik, pemerhatian dan jurnal. 4. Pendekatan analisis kerja berfungsi sebagai inventori tentang pelbagai fungsi dan aktiviti kerja sesuatu pekerjaan. 5. Objektif utama kaedah kejadian kritikal semasa melaksanakan suatu analisis kerja ialah untuk mengenal pasti 194 item dalam kedudukan senarai soal selidik.

TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK 61 Lawat laman web http://www.job-analysis.net dan dapatkan maklumat tentang pendekatan dalam analisis kerja (selain daripada yang telah dibincangkan). 3.1.2 Deskripsi/Keperincian dan Spesifikasi Kerja Data mengenai sesuatu pekerjaan yang wujud daripada analisis kerja akan digunakan untuk membina keperincian dan spesifikasi kerja. (a) Deskripsi/Keperincian Kerja Deskripsi/keperincian pekerjaan ialah keperincian bertulis mengenai sesuatu pekerjaan dan ianya meliputi tugas-tugas yang perlu dilaksanakan bagi menyempurnakan pekerjaan tersebut. Kebanyakan keperincian kerja mengandungi tiga bahagian iaitu kedudukan, pengenalan kerja dan tugas serta kewajipan kerja. Jadual 3.3 membentangkan aspek-aspek yang penting tentang keperincian kerja. Jadual 3.3: Aspek-aspek Penting Keperincian Kerja Istilah Keperincian Kerja Nama Jawatan Keperincian Mewakili tugas dan peringkat jawatan di dalam organisasi. Secara psikologinya, nama jawatan akan mewakili status pekerjaan. Nama jawatan juga menerangkan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan dalam sesuatu pekerjaan. Pengenalan Kerja Perbezaan antara satu pekerjaan dengan yang lain. Item yang diperlukan untuk dimasukkan ke dalam pengenalan kerja. Ia termasuk lokasi pekerjaan di dalam organisasi, kepada siapa pemegang kedudukan perlu melapor dan bila kali terakhir keperincian kerja telah disemak semula.

62 TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK Tugas dan kewajipan Satu kenyataan mengenai tugas dan kewajipan yang selalunya diaturkan mengikut kepentingannya. Kenyataan pekerjaan mesti menunjukkan pemberat atau nilai sesuatu tugasan dalam satu pekerjaan. Biasanya, jumlah masa yang digunakan bagi melaksanakan sesuatu tugasan akan menjadi pemberat utama. Kenyataan pekerjaan merangkumi semua tanggungjawab dalam melaksanakan tugas dan keputusan yang sepatutnya dicapai. Ia juga merangkumi peralatan atau perkakas yang diperlukan oleh pekerja untuk melaksanakan pekerjaan. Pihak pengurusan perlu memastikan tugas dan kewajipan sesuatu pekerjaan itu tidak melanggar undang-undang dan peraturan-peraturan. Keperincian kerja amat penting kepada para pekerja kerana ia membantu mereka untuk belajar tugas dan kewajipan sesuatu pekerjaan. Ia juga mengingatkan mereka tentang keputusan yang mesti mereka capai. Bagi pihak pengurusan pula, keperincian kerja menjadi asas untuk mengurangkan salah faham antara pihak majikan dan pekerja dalam keperluan pekerjaan. Ia juga menjadi asas kepada pihak pengurusan untuk mengambil tindakan pembetulan apabila sesuatu tugas atau kewajipan tidak dilaksanakan dengan baik. (b) Spesifikasi Kerja Spesifikasi kerja ialah kelayakan tertentu yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan seterusnya memenuhi tanggungjawab bagi sesuatu pekerjaan. Spesifikasi kerja biasanya mengandungi dua perkara iaitu: (i) (ii) Keperluan-kemahiran dalam melaksanakan sesuatu pekerjaan. Ia termasuk tahap pendidikan atau pengalaman, latihan yang khusus, ciri-ciri peribadi atau keupayaan dan keupayaan manipulatif. Keperluan fizikal dalam melaksanakan sesuatu pekerjaan. Keperluan fizikal termasuk keperluan untuk berjalan, berdiri, mencapai, mengangkat atau bercakap semasa melaksanakan sesuatu pekerjaan. Ia juga mengambil kira ketahanan sesorang pekerja terhadap persekitaran fizikal dan bahaya-bahaya yang akan dihadapi di tempat kerja.

TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK 63 AKTIVITI 3.2 Berdasarkan pengalaman anda di tempat kerja, apakah halanganhalangan yang mungkin dihadapi oleh pihak pengurusan dan pekerja dalam proses penyediaan laporan keperincian pekerjaan? 3.1.3 Kegunaan Analisis Kerja Hasil daripada proses analisis kerja dapat membantu pengurus sumber manusia untuk melaksanakan fungsi-fungsi pengurusan sumber manusia (rujuk Rajah 3.2). Fungsi-fungsi ini ialah pengambilan, pemilihan, latihan dan pembangunan, penilaian prestasi dan pengurusan manfaat. (a) (b) (c) (d) (e) Pengambilan Perekrut mesti mempunyai pengetahuan tentang spesifikasi kerja sebelum mengambil seseorang untuk mengisi sesuatu jawatan. Pemilihan Pengurus dan penyelia akan menggunakan keperincian dan spesifikasi kerja untuk memilih dan mengorientasikan pekerja. Latihan dan Pembangunan Latihan melengkapkan pekerja dengan pengetahuan, kemahiran dan keupayaan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas. Penilaian Prestasi Maklumat-maklumat yang ada dalam keperincian kerja boleh digunakan sebagai kriteria untuk menilai prestasi pekerja. Pengurusan Manfaat Pihak pengurusan perlu mengambil kira keperluan-keperluan dari sudut kemahiran, usaha dan tanggungjawab pekerja, persekitaran di tempat kerja dan bahaya-bahaya dalam menentukan kadar bayaran untuk pekerja supaya ia setimpal dengan kerja yang telah dilakukan.

64 TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK LATIHAN 3.2 Kenyataan BETUL (B) atau SALAH (S) 1. Dalam menyediakan laporan keperincian kerja, pemilihan nama pekerjaan amat penting dalam menentukan status pekerja. 2. Bila menulis laporan keperincian kerja, adalah logik jika menggunakan istilah-istilah yang longgar, tidak jelas dan menyeluruh. 3. Apabila terdapat jurang antara pengetahuan, kemahiran dan keupayaan dan keperluan yang diperlukan untuk mengisi keperincian dan spesifikasi kerja, maka pemegang jawatan mesti diberi latihan. 4. Keperluan dalam keperincian kerja boleh digunakan sebagai kriteria untuk menilai prestasi pemegang jawatan. Ia dikenali sebagai penilaian pekerjaan. 5. Dalam menentukan kadar bayaran bagi sesuatu pekerjaan, nilai relatif pekerjaan tersebut tidak memberikan banyak kepentingan. 3.2 REKA BENTUK KERJA Sebelum anda meneruskan perbincangan mengenai reka bentuk kerja, pastikan anda tidak terkeliru antara reka bentuk kerja dan analisis kerja. Analisis kerja melibatkan kajian terhadap pekerjaan yang sedang dilaksanakan oleh pekerja. Reka bentuk kerja pula ialah lanjutan daripada analisis kerja yang tujuannya adalah meningkatkan kualiti sesuatu pekerjaan melalui manusia dan teknologi, supaya kecekapan organisasi dan kepuasan bekerja akan dapat dicapai. Reka bentuk kerja melibatkan penstrukturan kerja, termasuk pembesaran kerja, kejuruteraan semula dan pengayaan kerja.

TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK 65 Reka bentuk kerja melibatkan wujudnya lima faktor (Bohlander, 2001): (a) (b) (c) (d) (e) Objektif organisasi; Perkara-perkara yang berkaitan dengan tingkah laku; Perkara-perkara yang berkaitan dengan kejuruteraan industri; Ergonomik; dan Sumbangan pekerja. 3.2.1 Perkara-perkara yang Berkaitan dengan Tingkah Laku Terdapat dua pendekatan yang mempengaruhi tingkah laku pekerja semasa melakukan pekerjaan. Dua bentuk pendekatan ini dikenali sebagai pengayaan pekerjaan dan ciri-ciri pekerjaan. (a) Pengayaan Pekerjaan Tujuan pengayaan pekerjaan adalah merangsang sesuatu perkerjaan itu dengan meningkatkan tugas dan kewajipan supaya menjadi lebih bermakna agar ia akan memberikan kepuasan kepada pekerja. Pengayaan pekerjaan untuk pekerja boleh dilakukan dengan kaedahkaedah berikut: (i) Meningkatkan tahap kesusahan dan tanggungjawab sesuatu pekerjaan; (ii) Memberi para pekerja peluang untuk mengekalkan autoriti dan kuasa terhadap pekerjaan yang mereka lakukan; (iii) Membuat laporan prestasi pekerjaan secara seorang demi seorang bagi setiap pekerja; (iv) (v) Meningkatkan tugas-tugas baru yang memerlukan latihan dan pembangunan; dan Memberikan tugas-tugas yang tertentu secara individu supaya pekerja menjadi mahir.

66 TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK (b) Ciri-ciri Pekerjaan Model ciri-ciri kerja menyatakan bahawa terdapat tiga jenis keadaan psikologi di mana seorang pekerja menunjukkan peningkatan dalam prestasi pekerjaannya, motivasi dalaman, penurunan ketidakhadiran ke tempat kerja dan kadar pemberhentian pekerja. Tiga keadaan psikologi tersebut ialah: (i) (ii) (iii) Merasa sangat bermakna terhadap pekerjaan yang dilakukan; Berasa bertanggungjawab terhadap keputusan kerja yang dilakukan; dan Mengetahui atau memahami kerja yang telah dilakukan. Sekiranya ada kekurangan dalam mana-mana satu daripada keadaan psikologi di atas, ia akan memberi kesan kepada motivasi dalaman seorang pekerja. Menurut Hackman dan Oldham (1976), terdapat lima jenis ciri-ciri pekerjaan yang memberi kesan terhadap tiga keadaan psikologi di atas. Lima jenis ciri-ciri pekerjaan tersebut ialah kepelbagaian kemahiran, identiti tugas, kepentingan tugas, autonomi dan maklum balas. (i) (ii) (iii) Kepelbagaian Kemahiran Ia menerangkan kepelbagaian kemahiran dan aktiviti yang diperlukan untuk melengkapkan sesuatu pekerjaan. Lagi banyak seseorang pekerja itu dicabar untuk menggunakan kepelbagaian kemahiran, lagi banyak kepuasan melakukan pekerjaan tersebut. Identiti Tugas Ia mengukur tahap di mana seseorang pekerja akan melengkapkan sesuatu aktiviti atau kerja sepenuhnya. Pekerja yang dapat melaksanakan sesuatu aktiviti dari mula hingga ke akhir selalunya akan lebih berpuas hati. Kepentingan Tugas Ia memberi tumpuan terhadap impak dan kesan sesuatu pekerjaan. Kerja yang dilakukan akan memberi kepuasan sekiranya pekerja percaya yang dia akan melakukan sesuatu perubahan dan seterusnya akan menambah nilai kepada rakan sekerja, organisasi, ataupun komuniti yang lebih besar.

TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK 67 (iv) (v) Autonomi Ia menggambarkan sejumlah pilihan dan budi bicara individu yang digunakan dalam sesuatu pekerjaan. Kepuasan yang tinggi tercapai jika banyak autonomi diberikan kepada seorang pekerja. Maklum Balas Ia mengukur sejumlah maklumat yang diterima oleh seorang pekerja tentang prestasinya dan sejauh mana dia dapat melihat kesannya terhadap kerja yang dilaksanakan. Lagi banyak seorang pekerja itu diberitahu tentang prestasinya, lagi tinggi minatnya untuk melakukan pekerjaan tersebut. Rajah 3.4 menujukkan model ciri-ciri pekerjaan Hackman dan Oldham. Rajah 3.4: Model ciri-ciri pekerjaan Hackman dan Oldham Sumber: Hackman & Oldham (1976). Motivation through the design of work: Test of a theory.

68 TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK AKTIVITI 3.3 Pada pendapat anda, apakah yang akan berlaku sekiranya tugas dan tanggungjawab seorang pekerja ditingkatkan tetapi beliau belum lagi bersedia dari sudut psikologi untuk menerima pengayaan pekerjaan tersebut? 3.2.2 Perkara-perkara yang Berkaitan dengan Kejuruteraan Industri Kejuruteraan industri ialah bidang yang berkait rapat untuk menganalisis kaedah-kaedah pekerjaan dan menentukan tempoh kerja yang seragam. Ia melibatkan kajian mengenai kitaran proses pekerjaan dan menentukan elemen-elemen pekerjaan yang perlu untuk ditukar, digabung, disusun semula atau dibuang supaya tempoh kerja yang diperlukan untuk melengkapkan kitaran proses pekerjaan akan dapat dikurangkan. Dalam kejuruteraan industri, tempoh kerja yang seragam bagi setiap elemen kerja akan digabung dan dipadankan dengan mengambil kira kemahiran dan kesungguhan pekerja semasa melaksanakan sesuatu pekerjaan. Tempoh masa yang wujud akibat perkara-perkara yang mengganggu pekerja semasa bekerja juga diberi perhatian. Oleh itu, perubahan dalam jumlah masa dianggap sebagai masa seragam untuk melaksanakan kitaran pekerjaan. Kejuruteraan industri melibatkan pendekatan yang berdisplin dan berobjektif. Walau bagaimanapun, hal-hal yang berkaitan dengan tingkah laku pekerja juga perlu diberi perhatian. Ini adalah kerana reka bentuk kerja yang cekap serta teratur yang hanya dilihat dari sudut kejuruteraan industri mungkin tidak sesuai secara psikologinya terhadap pekerja. AKTIVITI 3.4 Fikirkan tentang kekuatan dan kelemahan kejuruteraan industri dari segi proses kerja dan pekerja. Berdasarkan persekitaran pekerjaan anda, senaraikan kekuatan dan kelemahan kejuruteraan industri.

TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK 69 3.2.3 Perkara-perkara yang Berkaitan dengan Ergonomik Ergonomik merupakan disiplin yang mengkaji kecekapan manusia di dalam persekitaran pekerjaan mereka. Secara amnya, keseluruhan sistem adalah sesuai dengan ciri-ciri yang ada pada manusia. Faktor-faktor seperti jenis pekerjaan, persekitaran kerja, mesin, peralatan dan proses mesti bersesuaian dengan pekerja yang melaksanakan sesuatu pekerjaan. Secara ringkasnya, kita cuba untuk menyesuaikan mesin dengan manusia dan bukannya menyesuaikan manusia dengan mesin. Dengan lain perkataan, ergonomik berusaha untuk mengurangkan impak yang negatif seperti kecuaian, sikap sambil lewa dan kelemahan-kelemahan lain yang boleh mendatangkan kecacatan terhadap produk dan kerosakan terhadap peralatan. Apa yang paling penting ialah ia mengelak sebarang kecederaan, kemalangan dan kematian terhadap pekerja semasa melaksanakan pekerjaan. Lihat Rajah 3.5 untuk contoh. Dalam mereka bentuk peralatan, keupayaan fizikal pekerja serta reaksi terhadap ransangan mesti diberi perhatian. Keupayaan seorang pekerja untuk bertindak balas dengan cara melihat, mendengar, merasa dan menemui peralatan adalah penting. Selain bersesuaian untuk tempat kerja, peralatan dan mesin juga perlu sesuai untuk pekerja terutamanya pekerja wanita.

70 TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK Jawapan yang negatif bermakna terdapat masalah yang perlu diperbetulkan. 1. Adakah stesen kerja untuk seorang kerani memberi keselesaan kepada posisi badan, seperti: Paha berada pada posisi yang mendatar? Betis berada pada posisi yang menegak? Tapak kaki rapat kepada lantai atau ditekan ke lantai? Pergelangan tangan berada pada posisi yang rata dan selesa? 2. Adakah kerusi: Mudah diselaraskan? Mempunyai tempat duduk yang empuk serta bahagian hadapan yang melengkung? Mempunyai bahagian belakang yang boleh diselaraskan? Mempunyai sokongan untuk bahu? Mempunyai roda pada kaki? 3. Adakah ketinggian dan penempatan papan kekunci boleh diselaraskan? 4. Adakah ruang yang ada sesuai dan selesa untuk posisi lutut dan kaki? 5. Bolehkah stesen kerja kerani digunakan oleh pekerja yang kidal? Rajah 3.5: Contoh senarai semak ergonomik untuk stesen kerja bagi kerani Sumber: Diadaptasi dari Bohlander, Snell & Sherman (2004). Managing human resource (13th ed.). Ohio: South-western College Publishing. AKTIVITI 3.5 Di dalam era yang membangun ini, kaum wanita berupaya untuk melakukan tugas yang sebelum ini dimonopoli oleh pihak lelaki. Berikan pendapat anda. Sekiranya anda bersetuju, adakah anda rasa anda mendiskriminasikan pekerja wanita?

TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK 71 LATIHAN 3.3 Kenyataan BETUL (B) atau SALAH (S) 1. Terdapat dua jenis kaedah dalam reka bentuk kerja, iaitu pengayaan pekerjaan dan ciri-ciri pekerjaan. Kedua-dua kaedah ini menggabungkan keperluan tingkah laku pekerja apabila pekerja tersebut melaksanakan pekerjaannya. 2. Model ciri-ciri pekerjaan Richard Hackman dan Greg Oldham menyatakan bahawa terdapat tiga keadaan psikologi pekerja yang akan meningkatkan prestasi kerja dan motivasi dalaman dan mengurangkan ketidakhadiran serta pemecatan pekerja. 3. Hasil daripada pengurusan saintifik kejuruteraan industri ialah satu analisis kerja bagi menentukan waktu kerja yang seragam. 4. Ergonomik ialah mereka bentuk peralatan yang menitikberatkan keupayaan mental operator untuk mengendalikan peralatan dan juga bertindak balas melalui pemerhatian, pendengaran dan rasa terhadap maklumat daripada peralatan tersebut. 3.2.4 Reka Bentuk Kerja untuk Meningkatkan Sumbangan Pekerja Semua teknik yang digunakan untuk meningkatkan sumbangan pekerja di dalam organisasi mempunyai dua persamaan, iaitu untuk meningkatkan kerjasama dan penyeragaman dalam kalangan ahli-ahli kumpulan. Kajian menunjukkan bahawa bekerja di dalam satu kumpulan dapat meningkatkan rasa tanggungjawab terhadap pencapaian matlamat-matlamat organisasi. Ia juga meningkatkan penerimaan pekerja terhadap keputusan yang dibuat dan menggalakkan satu pendekatan kerjasama dalam melaksanakan tugas-tugas di tempat kerja. Antara teknik kerjasama yang dapat meningkatkan penglibatan pekerja di dalam organisasi ialah kumpulan penglibatan pekerja dan pasukan pekerja.

72 TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK (a) Kumpulan Penglibatan Pekerja Kumpulan penglibatan pekerja adalah satu kumpulan pekerja yang kerap berjumpa bagi tujuan menyelesaikan sebarang masalah ataupun memberi cadangan terhadap proses peningkatan organisasi. Setiap kumpulan mengandungi lima hingga sepuluh pekerja dan setiap pekerja mempunyai tugas dan kewajipan yang sama atau yang berkaitan dalam organisasi. Secara amnya, kumpulan penglibatan pekerja memberi cadangan kepada pihak pengurusan dan pihak pengurusan akan menentukan sama ada boleh ataupun tidak cadangan tersebut dilaksanakan. Sekiranya cadangan tersebut diterima, hasilnya akan dinilaikan dan ahli-ahli kumpulan tersebut akan diberi ganjaran atas sumbangan mereka. Kumpulan penglibatan pekerja selalunya berjumpa empat atau lima jam sebulan dan ia dipengerusikan oleh seorang ketua. Ketua ini tiada kuasa tetapi bertindak sebagai fasilitator. Rajah 3.6 menunjukkan proses kumpulan penglibatan pekerja. Rajah 3.6: Proses kumpulan penglibatan pekerja (b) Pasukan Pekerja Pasukan pekerja ialah teknik di mana fungsi-fungsi kerja diberikan kepada kumpulan dan bukannya kepada individu. Ahli-ahli kumpulan diberi kebebasan untuk menggunakan kepandaian masing-masing di dalam menguruskan kerja dalam satu pasukan dan juga secara individu. Setiap ahli pasukan bertanggungjawab bagi meningkatkan persekitaran kerja di dalam organisasi. Pasukan juga menganggap bahawa setiap ahli bertanggungjawab untuk prestasi kumpulan mereka. Pihak pengurusan melihat setiap kumpulan sebagai satu unit yang bertindak balas untuk menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan organisasi.

TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK 73 Pasukan pekerja boleh beroperasi dalam bentuk atau struktur yang berbeza dan setiap struktur itu mempunyai strateginya sendiri. (i) (ii) Pasukan Silang-Fungsi Pasukan silang-fungsi adalah pasukan yang mengandungi kepelbagaian kepakaran. Ia diwujudkan untuk mencapai objektif yang tertentu. Keahlian dalam pasukan silang-fungsi adalah atas pelantikan dan bukan secara sukarela. Pasukan Projek Pasukan projek adalah satu pasukan yang ditubuhkan untuk mereka bentuk produk baru atau perkhidmatan. (iii) Pasukan Kendiri Pasukan kendiri terdiri daripada pekerja-pekerja yang dilatih untuk melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan unit kerja. Ahli kumpulan memilih perjanjian secara majoriti dalam melaksanakan kewajipan mereka, seperti penyelesaian masalah dan berhubung dengan pelanggan dari dalam atau di luar organisasi. (iv) Pasukan Petugas Sekumpulan pasukan petugas adalah satu pasukan yang ditubuhkan oleh pihak pengurusan untuk menyelesaikan masalah utama dengan serta-merta. Pasukan ini bertanggungjawab untuk membangunkan pelan jangka panjang dalam menyelesaikan masalah utama, termasuk membuat penyelesaian. (iv) Pasukan Proses Peningkatan Pasukan ini terdiri daripada pekerja yang berpengalaman dalam pelbagai jabatan atau fungsi. Pasukan ini bertanggungjawab bagi meningkatkan kualiti, mengurangkan pembaziran, atau meningkatkan produktiviti dalam proses yang melibatkan semua jabatan atau fungsi yang berkaitan. Ahli pasukan ini biasanya dilantik oleh pihak pengurusan. (v) Pasukan Maya Pasukan maya adalah satu pasukan di mana ahli-ahlinya berada jauh antara satu sama lain dan mereka berkomunikasi melalui komputer dan teknologi komunikasi yang lain. Pasukan pekerja akan mengubah cara pengurusan dan pekerja berkomunikasi antara satu sama lain. Pengurus menghadapi masalah dalam bertindak sebagai seorang ketua di mana pengurus secara amnya sentiasa bertindak sebagai penyelia. Pengurus akan berasa terancam dengan kuasa yang diberikan kepada

74 TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK pasukan pekerja, yang secara tidak langsung mengurangkan kuasa pengurusannya. Sebaliknya, pekerja menghadapi masalah dalam menyesuaikan diri dengan peranan penyeliaan yang baru. Untuk mengelakkan masalah ini, ahli-ahli di dalam pasukan pekerja perlu dilatih sepanjang empat peringkat pembentukan pasukan. Peringkat-peringkat ini ialah pembentukan, konflik, piawaian, dan pelaksanaan. Latihan lengkap termasuk kemahiran-kemahiran yang penting di dalam: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) Kepimpinan pasukan; Pembentukan misi atau objektif; Mempengerusikan mesyuarat; Pasukan membuat keputusan; Resolusi terhadap konflik; Komunikasi yang berkesan; dan Kesedaran adanya kepelbagaian di dalam pasukan. SEMAK KENDIRI 3.1 Apakah ciri-ciri yang sama dalam teknik-teknik untuk meningkatkan sumbangan pekerja dalam sesebuah organisasi? 3.2.5 Kesesuaian Jadual Waktu Kerja Kesesuaian jadual waktu kerja bukannya sebahagian daripada reka bentuk kerja. Ini kerana tugas dan tanggungjawab pekerja tidak berubah. Walau bagaimanapun, kesesuaian jadual waktu kerja akan mengubah masa bekerja biasa seseorang pekerja. Antara pilihan jadual kerja biasa ialah minggu kerja termampat, waktu fleksibel, perkongsian kerja dan telekomuting. (a) Minggu Kerja Termampat Dalam minggu kerja termampat, jumlah hari kerja seminggu dikurangkan tetapi jumlah jam kerja sehari ditingkatkan. Ini mengekalkan jumlah jam kerja seminggu.

TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK 75 (b) (c) (d) Waktu Fleksibel Waktu fleksibel membolehkan pekerja untuk memilih permulaan dan akhir masa kerja yang sesuai untuk mereka, asalkan jumlah masa kerja setiap hari atau minggu dikekalkan. Walau bagaimanapun, wajib bagi semua pekerja berada di tempat kerja pada tempoh masa tertentu, seperti 10.00 pagi hingga 3.30 petang. Perkongsian Kerja Perkongsian kerja merujuk kepada dua pekerja yang berstatus sementara melaksanakan satu pekerjaan yang sepatutnya dikendalikan oleh seorang pekerja secara sepenuh masa. Telekomuting Telekomuting adalah penggunaan komputer mikro, rangkaian dan lainlain teknologi komunikasi seperti mesin faksimili apabila bekerja di rumah, di mana tugas-tugas sebelum ini hanya dilakukan di pejabat atau di tempat kerja. LATIHAN 3.4 Kenyataan BETUL (B) atau SALAH (S) 1. Kerjasama dan keseragaman adalah teknik dalam reka bentuk kerja yang bertujuan meningkatkan produktiviti kumpulan atau pekerja. 2. Kumpulan kekal yang terdiri daripada lima hingga sepuluh orang pekerja yang melaksanakan tugas yang sama dan sering bertemu untuk mengenal pasti, menganalisis, dan mencadangkan penyelesaian bagi masalah dikenali sebagai pasukan petugas. 3. Pasukan pekerja boleh beroperasi dalam struktur organisasi yang berbeza kerana setiap satunya mempunyai strategi yang khusus dan matlamat masing-masing. 4. Waktu fleksibel membolehkan pekerja memilih permulaan dan akhir masa kerja mereka sendiri dengan syarat mereka bekerja untuk sejumlah jam tertentu bagi setiap hari atau setiap minggu. 5. Telekomuting menggunakan komputer mikro, rangkaian dan teknologi komunikasi yang berbeza seperti mesin faksimili untuk bekerja di rumah dan bukannya bekerja di pejabat.

76 TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK Padankan Konsep dengan Penyata yang Sesuai (a) Kerja (b) Reka bentuk kerja (c) Analisis kerja (d) Spesifikasi Kerja (e) Keperincian Kerja (f) Jawatan 1. Satu kenyataan mengenai keperluan pengetahuan, kemahiran dan kebolehan seseorang untuk melakukan pekerjaan. 2. Penambahan dan pengembangan analisis kerja dan yang berkaitan dengan struktur kerja bertujuan untuk meningkatkan kecekapan organisasi dan kepuasan kerja bagi pekerja 3. Tugas dan tanggungjawab yang berbeza dijalankan oleh seseorang pekerja. 4. Proses untuk mendapatkan maklumat mengenai sesuatu pekerjaan ialah dengan menentukan kewajipan, tugas atau aktiviti dalam pekerjaan tersebut. 5. Satu kumpulan berkait rapat dengan aktiviti dan tugas. 6. Kenyataan mengenai tugas, kewajipan dan tanggungjawab sesuatu pekerjaan. Soalan-soalan Pelbagai Pilihan 1. Spesifikasi kerja menentukan kelayakan yang diperlukan untuk pemohon. Ia memainkan peranan penting dalam. A. Fungsi pengambilan B. Fungsi analisis kerja C. Model ciri-ciri pekerjaan D. Fungsi pemilihan

TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK 77 2. Pengurusan sumber manusia menggunakan data daripada analisis kerja untuk membangunkan. A. Kajian tentang sikap dan tingkah laku B. Keperincian dan spesifikasi kerja C. Fungsi analisis kerja dan isu-isu ergonomik D. Persetujuan pekerja dan kesatuan sekerja 3. Dalam keperincian kerja, bahagian yang memberikan maklumat mengenai lokasi kerja dan kepada siapa hasil kerja perlu dilaporkan dikenali sebagai. A. Identiti tugas B. Kepelbagaian kemahiran C. Nama jawatan D. Spesifikasi kerja 4. Berikut adalah ciri-ciri yang terdapat dalam model ciri-ciri kerja KECUALI. A. Kepelbagaian kemahiran B. Identiti tugas C. Kepentingan tugas D. Kumpulan pembuatan keputusan 5. Mereka yang terlibat dalam kumpulan penglibatan pekerja mesti menerima latihan dalam mengenal pasti masalah, menganalisis masalah dan mengenal pasti pelbagai alat membuat keputusan seperti. A. Keputusan terancang atau tidak terancang. B. Kumpulan kualiti dan pasukan kendiri. C. Kuasa berpusat dan tidak berpusat. D. Analisis statistik dan gambar rajah sebab dan akibat 6. Bagi pihak majikan, waktu fleksi dapat membantu dalam A. Meramalkan kadar pemecatan pekerja B. Mengambil dan mengekalkan pekerja C. Membangunkan perkongsian kerja D. Membangunkan jadual waktu fleksibel yang mudah untuk diikuti

78 TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK Soalan-soalan Esei 1. Bayangkan anda seorang pengurus di jabatan perkhidmatan. Bagaimanakah keperluan pekerja, yang sebelum ini didokumenkan, membantu dalam menguruskan unit anda? 2. Jelaskan bagaimana kejuruteraan industri dan ergonomik boleh dikaitkan dengan kelebihan mereka sendiri, dan pada masa yang sama bersesuaian antara satu sama lain dalam membentuk sesuatu kerja. Analisis kerja dan reka bentuk kerja memainkan peranan yang penting dalam pembangunan sesebuah organisasi. Sehubungan dengan itu, organisasi memberi kepentingan khusus kepada kedua-dua aspek di atas. Melalui analisis kerja, keperincian dan spesifikasi kerja dibangunkan. Analisis yang salah akan menghasilkan keperincian dan spesifikasi yang tidak tepat. Ini seterusnya memberi kesan buruk kepada prestasi organisasi. Analisis kerja Analisis Kerja Berfungsi (AKB) Ergonomik Kejuruteraan industri Keperincian kerja Model ciri-ciri kerja Reka bentuk kerja Soal Selidik Analisis Jawatan (SSAJ) Spesifikasi kerja