MANUAL KUALITI SYARIAH

Transcription

1 MANUAL KUALITI SYARIAH PSP PSP-PK-MK MANUAL KUALITI SYARIAH DISEDIAKANOLEH DILULUSKANOLEH JAWATAN Pengurus Kualiti Pengarah TARIKH 14 Nov Nov 2017 KELUARAN PINDAAN TARIKH BERKUATKUASA Nov 2017

2 PSP-PK- MKMANUALKUALITI Keluaran 01 Tarikh Berkuatkuasa 17 Nov 2017 Pindaan 00 A. SENARAI PEMEGANG DOKUMEN BIL. PEMEGANG DOKUMEN 1. Pengarah 2. Timbalan Pengarah (Akademik) 3. Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik) 4. Ketua Jabatan Kejuruteraan Elektrik 5. Ketua Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi 6. Ketua Jabatan Kejuruteraan Mekanikal 7. Ketua Jabatan Perdagangan 8. Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer 9. Ketua Jabatan Pengajian Am 10. Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar 11. Pegawai Peperiksaan 12. Pegawai Latihan dan Pendidikan Lanjutan 13. Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri 14. Ketua Jabatan Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan 15. Pegawai Pembangunan dan Senggaraan 16. Pegawai Pengurusan Kualiti 17. Pegawai Teknologi Maklumat Mukasurat I daripada ix

3 BIL. PEMEGANG DOKUMEN 18. Pegawai Psikologi 19. Pegawai Multimedia &Sumber 20. Pegawai Eksekutif Tertinggi 21. Penolong Akauntan 22. Pustakawan 23. Pengurus Kolej Kediaman Pelajar 24. Pegawai Perhubungan Awam 25. Ketua Juruaudit Dalaman Mukasurat ii daripada ix

4 B. KANDUNGAN ISI KANDUNGAN M/SURAT A SENARAI PEMEGANG DOKUMEN i B KANDUNGAN iii C SENARAI PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA vii 1.0 BAHAGIAN I PENGENALAN 1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti Tujuan Kandungan Manual Kualiti Terminologi dan definisi BAHAGIAN II MAKLUMAT ORGANISASI KOD AMALAN AKREDITASI PROGRAM (EDISI PERTAMA 2010) : BIDANG Latarbelakang Fungsi Politeknik Seberang Perai Visi Politeknik Seberang Perai Misi Politeknik Seberang Perai Matlamat Pendidikan Politeknik Seberang Perai Carta Politeknik Seberang Perai Perkhidmatan Yang Diberikan Pelanggan Pihak Berkepentingan (Stakeholder) Nilai Teras Politeknik Seberang Perai Nilai Teras Syariah Piagam Pelanggan Politeknik Seberang Perai 8 Mukasurat iii daripada ix

5 3.0 BAHAGIAN III SISTEM PENGURUSAN KUALITI POLITEKNIK SEBERANG PERAI KOD AMALAN AKREDITASI PROGRAM (EDISI PERTAMA 2010) : BIDANG 1 ISI KANDUNGAN M/SURAT 3.1 Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Dasar Kualiti Objektif Kualiti Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti Objektif Kualiti Dan Kaedah Pengukuran Ringkasan Proses BAHAGIAN IV KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKSYEN 4 Sistem Pengurusan Kualiti 4.1 Keperluan Am Keperluan Dokumentasi Am Manual Kualiti Kawalan Dokumen Kawalan Rekod 22 SEKSYEN 5 Tanggungjawab Pengurusan KOD AMALAN AKREDITASI PROGRAM (EDISI PERTAMA 2010) : BIDANG Komitmen Pengurusan Tumpuan Kepada Pelanggan Dasar Kualiti Politeknik Seberang Perai Perancangan 24 Mukasurat iv daripada ix

6 ISI KANDUNGAN M/SURAT Objektif Kualiti Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi Tanggungjawab dan Kuasa Wakil Pengurusan (WP) Komunikasi Dalaman Kajian Semula Pengurusan Am Input Kajian Semula Pengurusan Output Kajian Semula Pengurusan 28 SEKSYEN 6 Pengurusan Sumber KOD AMALAN AKREDITASI PROGRAM (EDISI PERTAMA 2010) : BIDANG 5 & Bekalan Sumber Pengurusan Sumber Manusia Am Keupayaan, Kesedaran dan Latihan Infrastruktur Persekitaran Kerja 32 SEKSYEN 7 Proses Penyampaian Pengurusan Pengajaran dan Latihan KOD AMALAN AKREDITASI PROGRAM (EDISI PERTAMA 2010) : BIDANG 2,3,4 &7 7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada 33 Pelanggan 7.2 Proses-proses Berkaitan Dengan Pelanggan Menentukan Keperluan-keperluan PPL Semakan Semula Keperluan-keperluan Perkhidmatan PPL Komunikasi Dengan Pelanggan Rekabentuk dan Pembangunan Proses 37 Mukasurat v daripada ix

7 ISI KANDUNGAN M/SURAT 7.4 Perolehan Proses Perolehan Maklumat Perolehan Verifikasi Ke Atas Perolehan Yang Diterima Pemberian Perkhidmatan Proses PPL Kawalan Ke Atas Proses PPL Pengesahan Ke Atas Pengurusan Pengajaran dan Latihan Identifikasi serta Kemudahkesanan Kawalan Ke Atas Harta Hakmilik Pelanggan Pemuliharaan Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan 43 SEKSYEN 8 Pengukuran, Analisis Dan Penambahbaikan KOD AMALAN AKREDITASI PROGRAM (EDISI PERTAMA 2010) : BIDANG Am Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan Hati Pelanggan Audit Dalaman Pemantauan Dan Pengukuran Proses-Proses Pemantauan Dan Pengukuran PencapaianPPL Kawalan Terhadap PPL Yang Tidak Menepati Kehendak 48 Ditetapkan 8.4 Analisis Data Penambahbaikan Penambahbaikan Yang Menyeluruh 51 Mukasurat vi daripada ix

8 C. SENARAI PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan BIL NOMBORDOKUMEN TAJUK 1. PSP-PK-PS-01 Penyediaan BelanjawanTahunan 2. PSP-PK-PS-02 Kawalan Dokumen 3. PSP-PK-PS-03 Pengurusan Perolehan Bekalan /Perkhidmatan 4. PSP-PK-PS-04 Pengendalian Aduan dan Maklumbalas Pelanggan 5 PSP-PK-PS-05 Pengendalian Audit Dalaman 6. PSP-PK-PS-06 Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf 7. PSP-PK-PS-07 Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur dan Peralatan 8 PSP-PK-PS-08 Pengurusan Penyelenggaraan Komputer dan Perkakasan 9. PSP-PK-PS-09 Kawalan Ketidakpatuhan dan Penambahbaikan Kualiti Berterusan 10. PSP-PK-PS-10 Pengurusan Risiko Mukasurat vii daripada ix

9 Prosedur Kualiti Pengurusan Pengajaran dan Latihan BIL NOMBORDOKUMEN TAJUK 1. PSP-PK-PPL-01 Perancangan Aktiviti PPL 2. PSP-PK-PPL-02 Penyediaan Jadual Waktu 3. PSP-PK-PPL-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar PSP-PK-PPL-04 PSP-AK-(PK-PPL-04)-01 PSP-AK-(PK-PPL-04)-02 Pengendalian Pengajaran Penyediaan Rancangan Pengajaran dan Pembelajaran Penyediaan dan Pelaksanaan Kuliah PSP-AK-(PK-PPL-04)-03 Penyediaan dan Pelaksanaan Amali 4. PSP-AK-(PK-PPL-04)-04 PSP-AK-(PK-PPL-04)-05 Penyediaan dan Pelaksanaan Projek Pemantauan Kehadiran Pelajar PSP-AK-(PK-PPL-04)-06 Penangguhan dan Penggantian Pengajaran PSP-AK-(PK-PPL-04)-07 Pelaksanaan Penilaian Berterusan PSP-AK-(PK-PPL-04)-08 Analisis Pencapaian Akademik Pelajar 5. PSP-PK-PPL-05 Pengurusan Kokurikulum 6. PSP-PK-PPL-06 Pelaksanaan Latihan Industri Mukasurat viii daripada ix

10 Prosedur Kualiti Pengurusan Pengajaran dan Latihan BIL NOMBORDOKUMEN TAJUK PSP-PK-PPL-07 Pengurusan Peperiksaan PSP-AK-(PK-PPL-07)-01 Penyediaan Kertas Peperiksaan 7. PSP-AK-(PK-PPL-07)-02 Pelaksanaan Penilaian PSP-AK-(PK-PPL-07)-03 Pemprosesan Keputusan Peperiksaan PSP-AK-(PK-PPL-07)-04 Pengurusan Persijilan 8. PSP-PK-PPL-08 Perkhidmatan Pengurusan Psikologi dan Kerjaya 9. PSP-PK-PPL-09 Pengurusan Disiplin Pelajar 10. PSP-PK-PPL-10 Penilaian Proses Pengajaran dan Pembelajaran Mukasurat xi daripada ix

11 BAHAGIAN I PENGENALAN 1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Politeknik Seberang Perai. Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif penubuhan politeknik, selaras dengan kehendak dan keperluan Sistem Pengurusan Kualiti dan piawaian MQA. Ianya mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti dan dasar serta prinsipprinsip asas yang memandu pelaksanaan Pengurusan Pengajaran dan Latihan (PPL) dalam bidang Kejuruteraan, Teknologi Maklumat dan Perdagangan. Manual ini diperlengkapkan lagi dengan Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen Sokongan yang berkaitan dengannya. 1.2 Tujuan Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk: a. Menerangkan maklumat asas Organisasi Pengurusan Politeknik Seberang Perai. b. Menerangkan sistem pengurusan kualiti dalam PPL dalam bidang Kejuruteraan, Teknologi Maklumat dan Perdagangan. c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi setiap aktiviti dalam PPL dalam bidang Kejuruteraan, Teknologi Maklumat dan Perdagangan. Mukasurat 1 daripada 51

12 1.3 Kandungan Manual Kualiti Manual Kualiti ini mengandungi EMPAT (4) bahagian yang terdiri daripada: Bahagian I Bahagian II Bahagian III Bahagian IV Pengenalan Maklumat Organisasi Sistem Pengurusan Kualiti Politeknik Seberang Perai Keperluan Sistem Pengurusan Kualiti 1.4 Terminologi dan definisi Terminologi KPT Definisi Kementerian Pendidikan Tinggi JPP Jabatan Pendidikan Politeknik; satu jabatan di bawah Kementerian Pendidikan Tinggi yang bertanggungjawab terhadap program pendidikan teknikal dan vokasional di Malaysia SPP PSP Pengarah PPL Ketua Jabatan Ketua Unit JKKK Sektor Pengurusan Politeknik; satu bahagian yang diwujudkan di bawah JPP yang bertanggungjawab terhadap pengurusan Politeknik KPT Politeknik Seberang Perai Merujuk kepada Pengarah Politeknik Seberang Perai Pengurusan Pengajaran dan Latihan Pegawai yang dilantik untuk mengetuai jabatan akademik Pegawai yang dilantik untuk mengetuai unit yang diwujudkan di politeknik Jawatankuasa Kerja Kualiti dianggotai oleh Pengurus Kualiti, Jawatankuasa Pengurusan Kualiti (JKPK) dan wakil yang dilantik oleh Ketua Jabatan dan Ketua Unit Mukasurat 2 daripada 51

13 Terminologi JKPK BLPK BPPK CD Definisi Ahli-ahli jawatankuasa seperti di dalam struktur organisasi Unit Pengurusan Kualiti Bahagian Latihan dan Pembangunan Kerjaya; satu bahagian di bawah JPP yang bertanggungjawab terhadap latihan dan kemajuan staf di JPP Bahagian Pembangunan dan Penilaian Kurikulum; satu bahagian di bawah JPP yang bertanggungjawab terhadap penyediaan dan perkembangan kurikulum di politeknik Cakera Padat Mukasurat 3 daripada 51

14 BAHAGIAN II MAKLUMATORGANISASI 2.1 Latarbelakang Politeknik Seberang Perai merupakan politeknik ke-10 ditubuhkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Peranan utama Politeknik Seberang Perai ialah untuk menyediakan tenaga pekerja yang berkualiti dalam bidang kejuruteraan, teknologi maklumat dan perdagangan. Kursus-kursus di Politeknik ditawarkan kepada lepasan Sijil Pelajaran Malaysia dan Sijil Pelajaran Malaysia (Vokasional) dan lulusan Politeknik. 2.2 Fungsi Politeknik Seberang Perai Memberi pendidikan dan latihan di peringkat Diploma kepada lulusan SPM dan setaraf dengannya serta lulusan sijil Politeknik/KolejKomuniti KPT dalam bidang kejuruteraan, teknologi maklumat dan perdagangan bagi memenuhi tenaga kerja terlatih negara. Mukasurat 4 daripada 51

15 2.3 Visi Politeknik Seberang Perai To Become a Premier TVET Institution In Line with Industrial Development 2.4 Misi Politeknik Seberang Perai To Produce Holistic Graduates with Entrepreneurial Skills through Dynamic and Internationally Recognised TVET Programmes In Line with Industrial Needs 2.5 Matlamat Pendidikan Politeknik Seberang Perai Matlamat pendidikan adalah untuk menghasilkan graduan: 1. Berpengetahuan 2. Berkemahiran 3. Berkemahiran insaniah Dokumen Berkaitan Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010): Bidang1 Mukasurat 5 daripada 51

16 PSP-PK-MKMANUALKUALITI Keluaran 04 TarikhBerkuatkuasa Pindaan Carta Organisasi ( Rujuk Lampiran 1) Mukasurat 6 daripada 51

17 2.7 Perkhidmatan Yang Diberikan Politeknik Seberang Perai menyediakan perkhidmatan pemberian latihan dalam bidang kejuruteraan, teknologi maklumat dan perdagangan kepada lulusan SPM atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik/KolejKomuniti pada peringkat diploma. 2.8 Pelanggan Pelanggan kepada Sistem Pengurusan Kualiti adalah pelajar yang berdaftar di Politeknik Seberang Perai. 2.9 Pihak Berkepentingan (Stakeholder) Pihak berkepentingan dalam sistem pengurusan kualiti ini adalah ibubapa pelajar, JPP, Kementerian Pendidikan Tinggi dan bakal majikan Nilai Teras Politeknik SeberangPerai Proactive (Proaktif), Sustainable (Lestari) dan Progressive (Progresif) 2.11 Nilai Teras Syariah PSP telah mewujudkan satu nilai yang menjadi tonggak kepada pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti iaitu: MUSYAWARAH Setiap kakitangan PSP membuat keputusan secara kolektif melalui mesyuarat dan penglibatan anggota serta bersedia menerima pandangan dalam memastikan setiap keputusan adalah tepat dan mematuhi Hukum Syara. Sebarang tugas akan dilaksanakan secara berkumpulan dan bersama menjana fikiran dan tenaga bagi melicin, memantap dan mematuhi objektif kualiti. Allah SWT berfirman: Mukasurat 7 daripada 51

18 Maksudnya: Dan juga bagi orang yang menyahut perintah tuhan mereka serta mendirikan solat (dengan sempurna) dan urusan mereka dijalankan secara bermesyuarat sesama mereka. Mereka juga menafkahkan sebahagian daripada apa yang kami beri kepada mereka (Surah al Syura: 38) 2.12 Piagam Pelanggan Politeknik Seberang Perai 4. Proses pendaftaran pelajar diselesaikan pada hari yang sama pelajar sampai untuk mendaftar. 5. Keputusan peperiksaan akhir diproses dalam masa 14 hari bekerja selepas semester pengajian berakhir. 6. Status tindakan terhadap aduan pelanggan dimaklumkan kepada pengadu dalam masa 14 hari bekerja selepas aduan diterima. 7. Melaksanakan 100% penyeliaan keatas semua pelajar yang sedang menjalani latihan industri pada satu-satu semester. Dokumen Berkaitan Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010): Bidang1 Mukasurat 8 daripada 51

19 BAHAGIAN III SISTEM PENGURUSAN KUALITI POLITEKNIK SEBERANG PERAI 3.1 Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Politeknik Seberang Perai melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti bagi proses pemberian latihan di peringkat diploma dalam bidang kejuruteraan, teknologi maklumat dan perdagangan bagi memenuhi visi dan misi penubuhan politeknik dan memenuhi kehendak negara yang berasaskan prosedur kualiti MS ISO 9001:2015 dan piawaian MQA. Skop pelaksanaan sistem pengurusan kualiti tidak meliputi kehendak seksyen yang berikut: a) Seksyen 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan Proses PSP hanya menggunapakai rekabentuk kurikulum yang telah disediakan oleh BPPK. b) Seksyen 7.6 Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan PSP tidak menggunakan peralatan yang perlu ditentu ukur yang memberi kesan kepada PPL. c) Seksyen : Pengesahan Proses Bagi Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan PSP tidak menjalankan pengesahan proses bagi penyediaan perkhidmatan memandangkan sistem sedia ada memadai/mencukupi untuk mengenalpasti perkhidmatan yang ditawarkan. Mukasurat 9 daripada 51

20 3.2 Dasar Kualiti Dasar kualiti Politeknik Seberang Perai adalah membangunkan potensi pelajar Politeknik Seberang Perai ke arah kecemerlangan di dalam bidang kejuruteraan, teknologi maklumat dan perdagangan melalui penambahbaikan yang menyeluruh secara berterusan. Politeknik Seberang Perai komited untuk memastikan kehendak pelanggan dipenuhi melalui pencapaian objektif-objektif kualiti yang disemak secara berkala bagi memastikan keberkesanan sistem termasuk komitmen bagi mematuhi keperluan Syariah dan tidak bercanggah dengan fatwa diguna pakai yang dikeluarkan oleh Majlis Fatwa. Dasar ini disebarkan untuk difahami oleh semua peringkat kakitangan. 3.3 Objektif Kualiti Kecemerlangan Politeknik Seberang Perai Kecemerlangan Akademik 1. Memastikan kadar kelulusan bagi setiap program tidak kurang daripada 90% bagi setiap semester. 2. Berusaha memastikan sekurang-kurangnya 25% daripada pelajar yang lulus mencapai PNM 3.00 atau lebih untuk setiap program bagi setiap semester. Kecemerlangan Staf 1. Memastikan setiap staf menghadiri kursus/menjalani latihan mengikut keperluan pekeliling semasa. Kecemerlangan Proses 1. Memastikan semua prosedur dan keperluan Syariah dilaksanakan dengan berkesan /mencapai petunjuk prestasi yang ditetapkan. Mukasurat 10 daripada 51

21 3.4 Penerangan Mengenai Sistem MS 1900:2014 Sistem Pengurusan Kualiti PSP dilaksanakan bermula dari membuat perancangan aktiviti, penyediaan bajet, pengurusan pendaftaran pelajar, pengendalian dan penilaian pengajaran, penilaian pelajar dan pengurusan persijilan. 3.5 Objektif Kualiti dan Kaedah Pengukuran Dalam usaha mencapai objektif kualiti, parameter kuantitatif seperti indikator pencapaian pelajar dan perkhidmatan pentadbiran diwujudkan, diukur dan dikaji semula oleh Jawatankuasa Kerja Kualiti bagi mencapai hasrat penambahbaikan yang berterusan. 3.6 Ringkasan Proses Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti dalam proses PPL bermula dengan proses-proses perancangan aktiviti dan pengurusan pendaftaran pelajar. Ini diikuti oleh pelaksanaan proses PPL, proses penilaian pelajar sehingga pelajar menamatkan pengajian. Pelajar yang memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh Lembaga Penganugerahan Diploma Politeknik akan dianugerahkan diploma mengikut bidang program yang telah didaftar oleh pelajar semasa kemasukan ke Politeknik Seberang Perai seperti di dalam Carta Aliran Proses di lampiran1. Mukasurat 11 daripada 51

22 Proses Sokongan Pihak PSP akan memastikan bekalan sumber yang mencukupi disediakan dalam bajet tahunan supaya perancangan sistem Pengurusan Kualiti dapat dilaksanakan dengan lancar dan berkesan. Aktiviti PPL dirancang bermula dari penyediaan jadual waktu. Pelaksanaan PPL dijalankan oleh pensyarah yang terlatih dalam bidang masing-masing berdasarkan kurikulum kursus berkenaan dan dirancang melalui penyediaan rancangan pengajaran dan pembelajaran. Kemajuan pelaksanaannya dikawal oleh Ketua Jabatan ataupun Ketua Program dan penilaian proses pengajaran dan peralatan dijalankan sepanjang semester mengikut takwim. Pemantauan melalui audit dalaman dan luaran juga dilaksanakan bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti. Penemuan audit dalaman dan luaran digunakan untuk membaiki kelicinan p e r j a l a n a n sistem. Kajian semula pengurusan mengkaji keseluruhan aspek dalam sistem pengurusan kualiti bagi mengenalpasti kekuatan dan kelemahan perlaksanaan proses pengajaran, keperluan atau sumber baru yang diperlukan supaya tindakan penambahbaikan dapat dilaksanakan secara berterusan. Hasil kajian semula pengurusan akan menjadi input kepada perlaksanaan s i s t e m pengurusan kualiti seterusnya. Mukasurat 12 daripada 51

23 Proses Kawalan Proses-proses kawalan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti dijalankan oleh proses kawalan dokumen, audit dalaman, rekod kualiti, maklum balas pelanggan, analisa data, kawalan terhadap ketidakpatuhan, tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan. Penambahbaikan Berterusan Unsur-unsur penambahbaikan untuk pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti PSP dibincangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan berdasarkan proses kawalan dokumen, audit dalaman, rekod kualiti, maklum balas pelanggan, analisa data, kawalan terhadap ketidakpatuhan, tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan. Kurikulum Kurikulum bagi setiap program yang ditawarkan di Politeknik Seberang Perai dibangunkan oleh BPPK. Kurikulum berkenaan mengambil kira keperluan pasaran kerja serta permintaan daripada majikan/syarikat yang berkaitan. Kurikulum tersebut akan digunapakai sehingga pihak pembangunan kurikulum SPP JPP membuat pindaan. Dokumen Berkaitan Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010): Bidang Mukasurat 13 daripada 51

24

25 BAHAGIAN IV KEPERLUAN SISTEM MS1900:2014 SEKSYEN 4 : Sistem Pengurusan Kualiti 4.1 Keperluan Am PSP mewujud, mendokumen, melaksana dan menyelenggara sistem pengurusan kualiti menurut keperluan Syariah dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengan keperluan prosedur kualiti MS1900 :2014 dan piawaian MQA. Untuk itu PSP; a. Mewujudkan proses-proses keseluruhan PPL dalam sistem Pengurusan Kualiti. Turutan dan hubungkait di antara proses-proses adalah seperti dalam carta di Rajah1. b. Menentukan urutan dan saling tindakan proses itu. c. Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi dan kawalan ke atas proses-proses tersebut. d. Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan pemantauan proses-proses tersebut. e. Memantau dan menilai proses-proses melalui audit dalaman dan pemantauan oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan. f. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas proses-proses tersebut. Mukasurat 15 daripada 51

26 Jika PSP memilih untuk menggunakan pihak luar (outsource) bagi melaksanakan manamana proses yang memberi kesan terhadap keakuran produk, PSP hendaklah memastikan kawalan terhadap proses itu, iaitu pembekal, sub kontraktor dan pihak berkepentingan lain yang terlibat mematuhi keperluan Syariah 4.2 Keperluan Dokumentasi Am Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti Politeknik Seberang Perai adalah merangkumi: a. Penyataan berdokumen polisi kualiti dan objektif kualiti b. Manual Kualiti c. Titik Kawalan Kritikal Syariah yang didokumentasikan d. Prosedur-prosedur berdokumen dan rekod yang diperlukan oleh piawaian akreditasi MQA e. Dokumen-dokumen dan rekod yang diperlukan oleh PSP untuk memastikan kelancaran Sistem Pengurusan Kualiti yang digunapakai Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti adalah berasaskan kepada EMPAT (4) peringkat dokumen iaitu: i. Manual Kualiti ii. Prosedur Kualiti & Arahan Kerja iii. Dokumen Sokongan iv. Rekod Manual Kualiti Dokumen yang mengandungi dasar dan objektif organisasi, penerangan ringkas mengenai Sistem Pengurusan Kualiti termasuk penyataan-penyataan pematuhan terhadap seksyen-seksyen yang dinyatakan. Mukasurat 16 daripada 51

27 ProsedurKualiti Dokumen yang menggariskan tujuan dan turutan langkah dalam proses kerja bagi melaksanakan sesuatu aktiviti dengan terperinci dari aspek cara dan sebab ia dilaksanakan serta bila dan siapa yang melaksanakannya. ArahanKerja Dokumen yang memperincikan langkah-langkah yang dinyatakan dalam Prosedur Kualiti. Dokumen Sokongan Dokumen yang menjadi rujukan / panduan serta perlu dipatuhi dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam dokumen kualiti. Rekod Hasil daripada aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan. Struktur dokumen ini digambarkan oleh Rajah 2 berikut: Menerangkan Dasar dan objektif kualiti Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-seksyen MANUAL KUALITI PROSEDUR KUALITI & ARAHAN KERJA DOKUMEN SOKONGAN Menerangkan Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Langkah-langkah melaksanakan tugas secara terperinci Menerangkan Dokumen yang menyokong pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti REKOD Menerangkan Hasil dari aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan RAJAH2 : Hirarki Dokumentasi Mukasurat 17 daripada 51

28 4.2.2 Manual Kualiti PSP menyediakan Manual Kualiti yang mengandungi perkara-perkara berikut: a. Dasar dan Objektif Kualiti; b. Skop Sistem Pengurusan Kualiti seperti di para 3.1 dalam Bahagian III; c. Pernyataan mengenai justifikasi bagi keperluan seksyen (rujuk 3.1) yang tidak dimasukkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti; d. Rujukan kepada prosedur-prosedur yang diwujudkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti seperti yang dinyatakan dalam 4.1 hingga di dalam Bahagian IV;dan e. Pernyataan dan kaitan diantara proses-proses seperti yang dinyatakan dalam para 4.1 dalam Bahagian IV Kawalan Dokumen Dokumen kualiti yang dikawal di dalam Sistem Pengurusan Kualiti ialah: a. Manual Kualiti b. Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja c. Dokumen Sokongan;dan d. Rekod Dokumen-dokumen ini dikawal melalui cara berikut: Dokumen Baru a. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen Sokongan; b. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja akan diletakkan di sharing folder UPK atau dimasukkan ke dalam intranet PSP. c. S a l i n a n d o k u m e n a k a n d i s a l i n dalam bentuk read-onlycd d. Satu Senarai Induk Dokumen Kualiti dalaman dan luaran yang mengandungi nama semua dokumen kualiti yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan status terkini dokumen berkenaan. Senarai ini dikemaskini dari semasa ke semasa apabila berlaku perubahan keatas status dokumen-dokumen tersebut. Mukasurat 18 daripada 51

29 PindaanDokumen a. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti. Cadangan pindaan mesti dikemukakan kepada Pegawai Pengurusan Kualiti dengan menggunakan Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti; b. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualiti hendaklah mendapat kelulusan Pengarah, manakala sebarang pindaan ke atas Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja hendaklah mendapat kelulusan Wakil Pengurusan; c. Semua pindaan yang telah dibuat dicatatkan di dalam Rekod Pindaan Dokumen Kualiti; d. Pindaan ke atas Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja dibuat dengan menambah nombor pindaan dan tarikh kuatkuasa yang baru dicatatkan. e. Jika pindaan melebihi 50% daripada keseluruhan kandungan dokumen bagi manual kualiti dan setiap prosedur kerja maka dokumen kualiti baru akan dikeluarkan dengan menambah bilangan keluaran dan tarikh kuatkuasa yang baru. f. Pemberitahuan Dokumen-dokumen yang telah dipinda akan dilakukan melalui saluran kepada pemegang- pemegang dokumen; Dokumen Sokongan danrujukan a. Dokumen Sokongan dan Rujukan yang telah disahkan oleh Wakil Pengurusan boleh dibuat salinan untuk digunakan oleh pensyarah. b. Senarai dokumen sokongan dan rujukan disenaraikan dalam Senarai Induk Dokumen Sokongan. c. Senarai induk ini dikemaskini apabila berlaku perubahan keatas status dokumen yang digunapakai. Pengurus Kualiti bertanggungjawab terhadap pengurusan dokumen kualiti. DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-02 PK-PS-07 Kawalan Dokumen PSP- Kawalan Rekod Kualiti Mukasurat 19 daripada 51

30 4.2.4 Kawalan Rekod a. Prosedur Kawalan Rekod Kualiti (PSP- PK-PS-07) disediakan bagi mengenalpasti, menerima, mengumpul, mengindeks, mengguna, memfail, menyimpan, menyelenggara, menghantar, mendapatkan semula dan melupuskan rekod-rekod kualiti. b. Rekod-rekod kualiti diberi nombor rujukan mengikut prosedur berkaitan, berdasarkan bilangan lampiran dan tarikh kuatkuasa bagi tujuan pengenalan. c. Senarai rekod kualiti disediakan mengandungi maklumat-maklumat berkaitan rekod kualiti, nombor rujukan, lokasi, cara penyimpanan, tempoh simpanan, pegawai bertanggungjawab dan cara pelupusan. Organisasi hendaklah memastikan pelupusan rekod yang mengandungi ayat Al-Quran dijalankan selaras dengan keperluan Syariah. d. Prosedur pengendalian rekod mematuhi peraturan, pekeliling, undangundang, arahan dan dasar kerajaan yang sedia ada. e. Back-up rekod diperlukan bagi rekod yang disimpan secara elektronik. f. PSP menggunakan sistem doket dalam bentuk softcopy bagi mengawal dan mengenalpasti pergerakan rekod. DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-07 Kawalan Rekod Kualiti Mukasurat 20 daripada 51

31 SEKSYEN 5 : Tanggungjawab Pengurusan 5.1 Komitmen Pengurusan Pengarah member komitmen dalam membangun,melaksana dan menambahbaik keberkesanan sistem pengurusan kualiti secara berterusan melalui: a. Menyampaikan kepada semua kakitangan di PSP mengenai pentingnya bagi organisasi memenuhi kehendak pelanggan serta keperluan peraturan dan perundangan. b. Mewujudkan dasar kualiti. c. Memastikan objektif-objektif kualiti diwujudkan. d. Menjalankan, memastikan dan mempengerusikan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. e. Menubuhkan Penasihat Syariah untuk memberi nasihat tentang isu berkaitan Syariah f. Memastikan nilai organisasi diwujudkan, dilaksanakan, dipantau serta diukur. g. Memastikan sumber yang diperlukan disediakan. 5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan Pengarah memastikan kehendak pelanggan dikenalpasti dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan hati pelanggan. Piagam pelanggan disediakan bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan oleh Politeknik Seberang Perai kepada para pelajar. Saluran untuk menerima cadangan dan maklumbalas pelanggan disediakan untuk mengetahui tahap kepuasan hati pelanggan. DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-04 Pengendalian Aduandan Maklumbalas Pelanggan Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010): Bidang 8 Mukasurat 21 daripada 51

32 5.3 Dasar Kualiti (rujuk3.2) 5.4 Perancangan Objektif Kualiti (rujuk3.3) Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Pengarah memastikan: a. Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan dan mencapai objektif kualiti dan patuh keperluan Syariah. Hal ini hendaklah termasuk keperluan Syariah dalam pengurusan kewangan, pengurusan sumber manusia, prosedur pemerolehan, pengeluaran dan pemasaran. Perancangan hendaklah selaras dengan proses penyediaan belanjawan tahunan di mana semua sumber yang diperlukan bagi pencapaian objektif kualiti telah dikenalpasti. Perkara-perkara berikut juga perlu dikenalpasti : i. Kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan di PSP. ii. Tanggungjawab dan kuasa bagi melaksanakan perancangan penambahbaikan proses. iii. Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur. iv. Petunjuk bagi menilai pencapaian usaha penambahbaikan serta keperluan dan kaedah bagi mengusahakan penambahbaikan. v. Keperluan-keperluan dokumen dan rekod. b. Sistem Pengurusan Kualiti akan dikekalkan dan dipelihara walaupun perubahan-perubahan ke atas sistem pengurusan kualiti dirancang dan dilaksanakan. Mukasurat 22 daripada 51

33 5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi Tanggungjawab dan Kuasa a. Pengarah bertanggungjawab menentukan tugas, tanggungjawab dan kuasa semua staf yang terlibat dalam mengurus dan melaksana aktivitiaktiviti yang mempunyai kesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti dan bertanggungjawab bagi memastikan kepatuhan kepada keperluan Syariah dalam organisasi. b. Pengarah bertanggungjawab memastikan kuasa dan tanggungjawab semua staf yang mengurus, melaksana dan meluluskan kerja yang memberi kesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti dinyatakan dalam Fail Meja atau prosedur-prosedur yang diluluskan dalam Sistem Pengurusan Kualiti dan disampaikan kepada pegawai-pegawai yang berkaitan. c. Pengarah bertanggungjawab memastikan kuasa dan tanggungjawab patuh syariah turut disampaikan kepada pegawai-pegawai yang berkaitan Wakil Pengurusan (WP) Pengarah melantik Timbalan Pengarah (Akademik) sebagai Wakil Pengurusan. Wakil Pengurusan mempunyai peranan dan tanggungjawab seperti berikut: a. Mewujud dan menyelenggarakan proses-proses yang diperlukan dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. b. Memastikan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti berjalan lancar. c. Memastikan keperluan pelanggan yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti yang dilaksanakan adalah difahami dan diketahui oleh warga kerja PSP. Mukasurat 23 daripada 51

34 Pegawai pematuhan Syariah: a) memastikan keakuran berterusan keperluan Syariah dalam segala aktiviti dalam PSP; b) memantau pelaksanaan keperluan Syariah; dan c) melaporkan kepada pengurusan atasan mengenai perkara Syariah, termasuk ketakpatuhan Syariah. NOTA: 1. Tanggungjawab seseorang wakil pengurusan dan pegawai pematuhan Syariah bolehlah termasuk hubungan dengan pihak luar mengenai perkara yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti. 2. Wakil pengurusan dan Pegawai Pematuhan Syariah bolehlah orang yang sama. 3. PSP mewujudkan unit pematuhan Syariahnya Komunikasi Dalaman Pengarah mewujudkan saluran komunikasi pada setiap peringkat melalui mesyuarat, memo dalaman, mel elektronik, notis, pengumuman rasmi, perhimpunan bulanan dan apa jua platform dan medium yang bersesuaian bagi memastikan maklumat disampaikan kepada kakitangan. Mukasurat 24 daripada 51

35 5.6 Kajian Semula Pengurusan Am a. Pengarah bertanggungjawab mengadakan Kajian Semula Pengurusan bagi menjamin kesesuaian, kecukupan serta keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. b. Sekiranya kajian semula pengurusan dibuat melalui mesyuarat, mesyuarat ini hendaklah dipengerusikan oleh Pengarah. Dalam ketiadaan Pengarah, mesyuarat hendaklah dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah. c. Semakan ini merangkumi penilaian peluang-peluang bagi peningkatan serta keperluan kepada perubahan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti, termasuk dasar dan objektif kualiti selaras dengan keperluan Syariah. d. Keanggotaan Kajian Semula Pengurusan peringkat Politeknik Seberang Perai adalah seperti berikut: Pengerusi : Pengarah Ahli-ahli : Timbalan Pengarah (Akademik), Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik), Semua Ketua Jabatan / Ketua Unit dan Pegawai yang dijemput. Setiausaha : Setiausaha Kualiti Pegawai Pematuhan Syariah : Pegawai yang mempunyai Kelulusan bidang Syariah e. Sistem Pengurusan Kualiti dinilai dan dikaji sekurang-kurangnya dua kali setahun( 12 bulan) oleh Kajian Semula Pengurusan. f. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengambil tindakan terhadap tindakan susulan mesyuarat. g. Laporan bagi Kajian Semula Pengurusan akan disimpan dan diselenggara. Mukasurat 25 daripada 51

36 5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan Input kepada kajian semula pengurusan hendaklah meliputi maklumat mengenai: a. Penemuan audit kualiti. b. Aduan dan maklumbalas pelanggan. c. Pencapaian proses dan objektif kualiti d. Keputusan pemantauan dan pengukuran nilai (kerja, individu, organisasi) e. Laporan status tindakan pencegahan dan pembetulan. f. Tindakan susulan dari Kajian Semula Pengurusan terdahulu. g. Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti. h. Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan bagi sistem pengurusan kualiti. i. Penilaian prestasi pembekal. DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-01 PSP-PK-PS-03 PSP-PK-PS-04 PSP-PK-PS-05 PSP-PK-PS-06 PSP-PK-PPL-01 PSP-PK-PPL-07 Penyediaan BelanjawanTahunan Pengurusan Perolehan Bekalan /Perkhidmatan Pengendalian Aduan dan Maklumbalas Pelanggan Pengendalian Audit Dalaman Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf Perancangan Aktiviti PPL Pengurusan Peperiksaan Mukasurat 26 daripada 51

37 5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan Hasil kajian semula pengurusan meliputi keputusan-keputusan dan tindakantindakan yang berkaitan dengan: a. Peningkatan keberkesanan sistem Pengurusan Kualiti dan prosesprosesnya b. Penambahbaikan kepada PPL berkaitan dengan kepuasan pelanggan. c. Keperluan sumber Rekod Kajian Semula Pengurusan disimpan dan diselenggarakan. Keputusan Kajian Semula Pengurusan hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota organisasi. Mukasurat 27 daripada 51

38 SEKSYEN 6 : Pengurusan Sumber 6.1 Bekalan Sumber Politeknik Seberang Perai merancang dan mendapatkan sumber-sumber yang mencukupi untuk melaksanakan kerja-kerja dalam sistem pengurusan kualiti melalui bajet tahunan. Sumber yang dimaksudkan termasuklah bilangan personel yang mencukupi dan terlatih, belanja mengurus, kemudahan di tempat kerja yang mencukupi, bahan dan keperluan yang mencukupi untuk proses PPL dan lain-lain peralatan pejabat serta infrastruktur yang sesuai dan memastikan sumber adalah daripada punca yang halal. Dokumen Berkaitan PSP-PK-PS-01 Penyediaan Belanjawan Tahunan Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 5 &6 6.2 Pengurusan Sumber Manusia Am a. Semua kakitangan yang menjalankan tugas yang memberi kesan kepada kualiti perkhidmatan hendaklah berkeupayaan melalui pendidikan, latihan, kemahiran serta pengalaman yang bersesuaian. b. Pengesahan terhadap kualiti perkhidmatan yang diberikan adalah dengan melibatkan semua warga kerja PSP samada yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam Sistem Pengurusan Kualiti. Mukasurat 28 daripada 51

39 6.2.2 Keupayaan, Latihan dan Kesedaran a. PSP akan menentukan keperluan kompetensi yang diperlukan oleh kakitangan yang diberi tanggungjawab dalam pelaksanaan sesuatu tugas yang berkaitan dengan keperluan perkhidmatan. b. Timbalan Pengarah / Ketua Jabatan secara berterusan mengkaji semula kepakaran yang ada pada anggotanya berbanding tugas-tugas yang perlu dilaksanakan oleh mereka. Jurang kepakaran d i k e s a n melalui Kajian Semula Pengurusan dan Analisis Keperluan Latihan. c. PSP akan menyediakan latihan dan tindakan-tindakan lain yang dirasakan perlu untuk memenuhi keperluan kompetensi kakitangan. d. Penilaian latihan dan penilaian keberkesanan ke atas latihan-latihan dan tindakan-tindakan yang diberi kepada kakitangan akan diambil dan dinilai oleh PSP. e. Pihak pengurusan PSP juga akan meningkatkan kecekapan dan keberkesanan organisasi melalui: i. Penglibatan kakitangan dalam proses menentukan objektif kualiti dan peningkatan berterusan terhadap SPK. ii. Memastikan setiap kakitangan sedar akan kepentingan tugastugasnya dan bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian objektif-objektif kualiti. iii. Memberi pengiktirafan kepada kakitangan. iv. Mengkaji semula keperluan-keperluan kompetensi dan sumber kakitangan secara berterusan. v. Mewujudkan suasana kerja yang menggalakkan kakitangan menghasilkan inovasi. vi. Menggalakkan budaya kerja berpasukan. vii. Mewujudkan saluran untuk menerima cadangan dan pendapat daripada kakitangan. f. Menyelenggara rekod-rekod yang bersesuaian dengan pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman. Mukasurat 29 daripada 51

40 DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-06 Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 5 &6 6.3 Infrastruktur PSP menyedia dan menyelenggara infrastruktur yang diperlukan bagi menepati keperluan PPL. Infrastruktur merangkumi: a. Bangunan, kawasan kerja, tempat solat (musolla), kemudahan mengambil wuduk dan kemudahan lain yang berkaitan untuk orang Islam menunaikan kewajipan agama yang memenuhi keperluan Syariah. b. Peralatan yang berkaitan dengan proses Pengurusan Pengajaran dan Latihan termasuk perkakasan dan perisian. c. Perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi dan teknologi maklumat. d. Kedai makan dalam premis organisasi itu hendaklah menyediakan makanan dan minuman halal. Makanan dan minuman tak halal (jika ada) hendaklah diasingkan sewajarnya bagi mengelakkan apa-apa kontaminasi bersilang. Dokumen Berkaitan PSP-PK-PS-08 Pengurusan Penyelenggaraan Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 5 & Persekitaran Kerja PSP akan menentukan dan mengurus persekitaran kerja yang sedia ada dan perlu ada bagi menjamin kualiti perkhidmatan yang diperlukan. Dokumen Berkaitan PSP-PK-PS-04 Pengendalian Aduan dan Maklumbalas Pelanggan PSP-PK-PS-08 Pengurusan Penyelenggaraan Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 5 & 6

41 SEKSYEN 7 : Proses Penyampaian Perkhidmatan PPL 7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan PSP merancang dan menyediakan proses-proses yang diperlukan bagi pengurusan dan PPL yang dinyatakan dalam skop Sistem Pengurusan Kualiti. Perancangannya hendaklah tekal dengan keperluan Syariah dan proses lain dalam sistem pengurusan kualiti (lihat 4.1). Dalam perancangan, PSP menentukan a. Keperluan Syariah, Objektif kualiti dan keperluan PPL b. Keperluan untuk menentukan proses, menyediakan dokumen dan sumber khusus untuk PPL. c. Keperluan verifikasi, pengesahan, pemantauan, penyemakan semula skrip jawapan peperiksaan, pengukuran, pemeriksaan dan penilaian PPL selaras dengan titik kawalan kritikal Syariah. d. Rekod seperti borang kehadiran pelajar, Rancangan Pengajaran dan Pembelajaran dan borang markah diperlukan sebagai bukti pelaksanaan PPL yang memenuhi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti. e. Penugasan personel yang khusus dalam penyediaan, pengendalian, pemprosesan, penyimpanan makanan dan produk pengguna yang tak halal. DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-01 hingga PSP-PK-PS-10 PSP-PK-PPL-01 hingga PSP-PK-PPL-10 Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan Prosedur Kualiti PPL Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 2, 3, 4 dan 7 Mukasurat 33 daripada 52

42 7.1 Proses-proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan Menentukan Keperluan-Keperluan PPL Dasar Pengambilan Pelajar Dasar pengambilan pelajar ke Politeknik Seberang Perai adalah ditentukan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia. PSP menentukan: a. Keperluan bagi memenuhi kehendak melalui maklumat dalam Dokumen Permohonan Kemasukan Pelajar. b. Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelajar tetapi diketahui perlu untuk kegunaan tertentu pelajar seperti bantuan kewangan pelajar, perpustakaan, pengurusan psikologi dan kerjaya. c. Keperluan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan pelaksanaan PPL: i. Arahan Perbendaharaan dan Peraturan Perbendaharaan ii. Arahan Perkhidmatan iii. iv. Akta Rahsia Rasmi / Arahan Keselamatan Dalam Negeri Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam v. Dokumen Kurikulum dan Struktur Kursus vi. vii. viii. ix. Buku Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia Perintah-Perintah Am Akta Acara Kewangan Perlembagaan Persekutuan x. Akta Institusi-Institusi Pelajaran 1976 (Tatatertib) Mukasurat 34 daripada 52

43 d. Keperluan-keperluan lain yang ditentukan oleh PSP yang terdiri daripada peraturan peperiksaan, disiplin pelajar dan panduan pendaftaranpelajar. DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-01 PSP-PK-PS-03 PSP-PK-PPL-01 PSP-PK-PPL-02 PSP-PK-PPL-04 PSP-PK-PPL-08 PSP-PK-PPL-09 Penyediaan Belanjawan Tahunan Pengurusan Perolehan Bekalan /Perkhidmatan Perancangan Aktiviti PPL Penyediaan Jadual Waktu Pengendalian Pengajaran Perkhidmatan Pengurusan Psikologi dan Kerjaya Pengurusan Disiplin Pelajar Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 2, 3, 4 dan Semakan Semula Keperluan-keperluan Perkhidmatan PPL PSP menyemak keperluan-keperluan PPL sebelum membuat komitmen untuk melaksanakan PPL. Semakan ini dijalankan sebelum proses pengambilan pelajar dilaksanakan. PSP memastikan a. Kapasiti pelajar di dalam kampus adalah bersesuaian dengan kemudahan yang disediakan dan selaras dengan keperluan Syariah. b. Perbincangan dengan pegawai berkaitan dilaksanakan sekiranya terdapat perbezaan antara kapasiti dan jumlah enrolmen yang ditetapkan JPP c. Jumlah enrolmen pelajar adalah bersesuaian dengan kapasiti sedia ada. d. Kontrak pengajian yang adil kepada semua pihak yang terlibat. e. Organisasi dan pelajar saling bersetuju dengan keperluan kontrak pengajian. Mukasurat 35 daripada 52

44 Rekod berkaitan semakan semula keperluan perkhidmatan PPL disimpan dan diselenggara dengan baik. Sebarang perubahan dalam pelaksanaan PPL akan dimaklumkan kepada kakitangan dari semasa ke semasa. Jika keperluan perkhidmatan tidak mematuhi Syariah, organisasi hendaklah menyemak keperluan itu dengan pelajar bagi memastikan kepatuhan Syariah. DokumenBerkaitan PSP-PK-PPL-01 PSP-PK-PPL-03 PSP-PK-PPL-04 Perancangan Aktiviti PPL Pengurusan Pendaftaran Pelajar Pengendalian Pengajaran Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 2, 3, 4 dan Komunikasi dengan Pelanggan a. PSP akan menyalurkan maklumat berkaitan dengan peluang-peluang pengajian dan program yang ditawarkan melalui Laman web dan brosur berpandukan kaedah yang diterangkan dalam prosedur kualiti. Maklumat produk adalah benar, sah dan tidak mengelirukan. b. Sebarang pertanyaan berkaitan program oleh pelajar di rujuk kepada Jabatan Hal Ehwal Pelajar atau jabatan akademik berkenaan. Pertanyaan, pengendalian kontrak dan pesanan, termasuk pindaannya adalah telus. c. Menerima dan merekodkan maklum balas yang diterima termasuk aduan pelanggan. Mukasurat 36 daripada 52

45 DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-04 PSP-PK-PPL-03 PSP-PK-PPL-04 Pengendalian Aduan dan Maklumbalas Pelanggan Pengurusan Pendaftaran Pelajar Pengendalian Pengajaran 7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Proses Tidak diaplikasikan. (Rujuk Para3.1) 7.4 Perolehan Proses Perolehan a. Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang dibuat hendaklah memenuhi dan menepati spesifikasi yang disediakan oleh PSP. Organisasi hendaklah memastikan produk yang dibeli memenuhi keperluan pembelian yang ditetapkan dan memenuhi keperluan Syariah. b. Proses perolehan hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan dan semua peraturan perbendaharaan yang dikuatkuasakan. c. PSP akan memilih pembekal yang layak untuk membekalkan produk atau perkhidmatan berdasarkan kepada kriteria-kriteria yang ditetapkan oleh PSP dan berasaskan keupayaan mereka membekalkan produk selaras dengan keperluan organisasi dan keperluan Syariah. d. Senarai lengkap pembekal yang terpilih akan disediakan oleh PSP. e. Pemantauan dan penilaian prestasi pembekal dipantau dan dinilai berdasarkan kepada perkhidmatan yang disediakan. Pemantauan dan penilaian keseluruhan terhadap prestasi pembekal akan dilaksanakan mengikut semester dan dilaporkan dalam Laporan Analisa Prestasi Pembekal. f. Pembekal yang mencapai kriteria kurang dari 80% akan disenarai hitamkan. Pengesahan penyenaraihitaman ini akan diperakukan oleh Penolong Akauntan. g. Rekod-rekod berkaitan hasil penilaian prestasi pembekal disimpan dan diselenggara. Mukasurat 37 daripada 52

46 DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-03 Pengurusan Perolehan Bekalan /Perkhidmatan Maklumat Perolehan a. PSP akan menyediakan spesifikasi perolehan secara terperinci di dalam dokumen perolehan yang disediakan termasuk pesanan tempatan, sebut harga dan tender untuk dibekalkan kepada pembekal. b. Perolehan yang melibatkan perkhidmatan kepakaran luar hendaklah mengenalpasti kelayakan personel yang diperolehi. PSP akan memastikan keperluan perolehan mencukupi melalui Penyediaan Belanjawan Tahunan. DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-03 PSP-PK-PS-08 Pengurusan Perolehan Bekalan /Perkhidmatan Pengurusan Penyelenggaraan Verifikasi Ke Atas Perolehan Yang Diterima Bekalan dan perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa bagi memastikan ianya mematuhi kehendak spesifikasi yang ditetapkan dalam dokumen perolehan. Pengesahan ke atas proses verifikasi dilakukan oleh Pegawai Perolehan atau Pembantu Tadbir (Stor). PSP hendaklah menentusahkan proses yang dikenal pasti sebagai titik kawalan kritikal Syariah bagi memastikan pematuhan terhadap keperluan Syariah. DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-03 PSP-PK-PS-08 Pengurusan Perolehan Bekalan /Perkhidmatan Pengurusan Penyelenggaraan Mukasurat 38 daripada 52

47 7.5 Pemberian Perkhidmatan PPL Kawalan Ke Atas Proses PPL Pengurusan dan pelaksanaan PPL di peringkat sijil dan diploma dipastikan terkawal melalui pematuhan kepada undang-undang, peraturan, dasar, syarat dan kriteria yang telah ditetapkan. PSP merancang dan melaksanakan PPL kepada pelajar secara terkawal dengan memastikan: a. Terdapat maklumat menerangkan dengan jelas jenis-jenis program yang akan dijalankan termasuklah titik kawalan kritikal Syariah. b. Pelaksanaan proses pengurusan dan pelaksanaan PPL juga dikawal melalui pematuhan kepada Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja yang telah diluluskan serta dokumen sokongan yang berkaitan dan adanya arahan kerja mengenai Penyediaan Pengajaran dan Latihan(PPL) didokumentasikan dengan baik dan tersedia untuk pensyarah, apabila diperlukan. c. Penggunaan peralatan termasuk alat bantu mengajar adalah bersesuaian dan mencukupi. d. Item penilaian pelajar digunakan sebagai alat pengukuran dan pemantauan. e. Pemantauan dan pengukuran pencapaian pelajar dilakukan melalui penilaian berterusan dan penilaian akhir f. Pelajar yang telah memenuhi syarat-syarat penganugerahan Diploma akan dianugerahkan Diploma. Organisasi hendaklah memastikan peralatan dan barisan pemasangan khusus yang digunakan [7.5.1 c)] adalah memenuhi keperluan syariah. NOTA. Sebagai panduan, lihat standard yang berkaitan, contohnya MS 1500, MS dan MS 2300 Mukasurat 39 daripada 52

48 DokumenBerkaitan PSP-PK-PPL-04 PSP-PK-PPL-05 PSP-PK-PPL-07 PSP-PK-PPL-10 PSP-PK-PS-08 Pengendalian Pengajaran Pengurusan Kokurikulum Pengurusan Peperiksaan Penilaian Proses Pengajaran Pengurusan Penyelenggaraan Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 2, 3, 4 dan Pengesahan Ke Atas Proses PPL Tidak diaplikasikan (Rujuk Para 3.1) Identifikasi serta Kemudahkesanan a. Pelajar-pelajar yang mendaftar di PSP diberi nombor pendaftaran. Nombor pendaftaran pelajar direkod dan digunapakai sepanjang proses pengurusan dan pelaksanaan PPL di PSP. b. Nombor pendaftaran yang diberikan kepada pelajar tidak akan diberi kepada pelajar yang lain walaupun pelajar tersebut telah meninggalkan PSP. c. Kursus Program dikenalpasti melalui nombor kod kursus. Nombor ini digunakan dalam proses pengurusan dan pelaksanaan PPL seperti jadual waktu, peperiksaan dan rancangan mengajar. d. Kertas jawapan peperiksaan pelajar diberi nombor khas untuk merahsiakan identiti calon daripada pemeriksa kertas jawapan. e. Sijil atau Diploma yang dianugerahkan kepada lulusan diberikan nama dan nombor kad pengenalan pemegang sijil atau diploma berkenaan. f. Rekod-rekod berkaitan pelajar semasa dalam sesi pengajian akan diberi penandaan mengikut individu dan program. Mukasurat 40 daripada 52

49 Dokumen Berkaitan PSP-PK-PPL-02 Penyediaan Jadual Waktu PSP-PK-PPL-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar PSP-PK-PPL-04 Pengendalian Pengajaran PSP-PK-PPL-07 Pengurusan Peperiksaan Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 2, 3, 4 dan 7 Mukasurat 41 daripada 52

50 7.5.4 Kawalan Ke Atas Harta Hak milik Pelanggan Harta hak milik pelanggan seperti kertas jawapan peperiksaan, laporan projek, laporan latihan industri, laporan pemeriksaan kesihatan (asal), data-data peribadi dan lain-lain:- i. Dikenalpasti dengan no. pendaftaran / no. kad pengenalan. ii. Disimpan dengan baik sepanjang tempoh penyimpanan. iii. Direkod dan statusnya dinyatakan. Sebarang kerosakan keatas hak milik pelanggan akan dimaklum kepada pelanggan. PSP hendaklah memelihara harta pelanggan semasa harta itu di bawah kawalan PSP atau digunakan oleh PSP serta hendaklah mematuhi keperluan Syariah. DokumenBerkaitan PSP-PK-PPL-04 PSP-PK-PPL-05 PSP-PK-PPL-06 PSP-PK-PPL-07 Pengendalian Pengajaran Pengurusan Kokurikulum Pelaksanaan Latihan Industri Pengurusan Peperiksaan Pemuliharaan Pengendalian Kertas Peperiksaan, skrip jawapan, peralatan peperiksaan, lembaran markah, slip keputusan peperiksaan dan diploma dikendalikan oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk mengelakkan kehilangan, kerosakan atau kebocoran. Mukasurat 42 daripada 52

51 Penyimpanan dan Pemuliharaan a. Kertas peperiksaan, markah penilaian, peralatan peperiksaan dan barangan perolehan disimpan di tempat yang sesuai dan selamat untuk jaminan perlindungan. b. Kertas soalan, kertas jawapan peperiksaan, kertas jawapan pelajar, slip keputusan peperiksaan, sijil/diploma dipakej untuk memastikan keselamatan. Setiap penyimpanan dan pemuliharaan yang dilakukan akan mempunyai identifikasi yang bersesuaian. Penghantaran /Penyerahan Slip keputusan peperiksaan serta diploma dihantar / diserahkan /dicapai kepada pelajar mengikut kaedah yang sesuai dan selamat dan memastikan keakuran terhadap keperluan produk dan keperluan Syariah. DokumenBerkaitan PSP-PK-PPL-05 Pengurusan Kokurikulum PSP-PK-PPL-07 Pengurusan Peperiksaan Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 2, 3, 4 dan Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan PSP tidak menggunakan peralatan yang perlu ditentu ukur yang memberi kesan kepada PPL. Mukasurat 43 daripada 52

52 SEKSYEN 8 : Pengukuran, Analisis Dan Penambahbaikan 8.1 Am PSP merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, analisis serta penambahbaikan yang diperlukan bagi; a. membuktikan pelaksanaan PPL menepati keperluan dan memenuhi keperluan Syariah b. memastikan kepatuhan kepada Sistem Pengurusan Kualiti. c. memastikan tindakan penambahbaikan yang menyeluruh secara berterusan dan berkesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti. Kaedah-kaedah yang bersesuaian ditentukan dan digunapakai bagi tujuan pemantauan, pengukuran dan analisis keberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. 8.2 Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan PSP memantau maklumat berhubung dengan persepsi pelanggan terhadap PSP sama ada telah memenuhi keperluan-keperluan pelanggan dalam pelaksanaan PPL. Maklumat diperolehi melalui: i. Soalselidik ii. Penilaian proses pengajaran iii. Maklumbalas pelanggan iv. Laporan media Mukasurat 44 daripada 52

53 Dokumen Berkaitan PSP-PK-PPL-10 PSP-PK-PS-04 Penilaian Proses Pengajaran Pengendalian Aduan dan Maklum balas Pelanggan AuditDalaman a. Wakil Pengurusan bertanggungjawab untuk merancang dan menjadualkan Audit Dalaman sekurang-kurangnya 2 kali setahun bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti menepati perancangan, memenuhi keperluan titik kawalan kritikal Syariah dan dilaksanakan dengan baik dan berkesan. b. Program Audit Dalaman dirancang dengan mengambilkira dan memberi penekanan kepada status dan kepentingan proses dan bidang yang diaudit disamping rekod-rekod keputusan audit yang lepas. Perancangan, pelaksanaan, rekod dan laporan berkaitan audit dalaman akan didokumenkan. c. Pelaksanaan program audit adalah mengikut kriteria, skop, kekerapan dan kaedah yang ditetapkan. d. Audit dalaman dijalankan oleh anggota yang terlatih dan bebas dari aktiviti yang diaudit. e. Tindakan segera, tindakan pembetulan, tindakan pencegahan dan penambahbaikan akan diambil tindakan dengan segera, tanpa kelengahan oleh pihak yang bertanggungjawab bagi bidang atau proses yang diaudit. f. Audit susulan akan dijalankan (jika perlu) terhadap tindakan pembetulan yang telah diambil bagi mengesahkan tindakan yang diambil. Laporan Audit Susulan akan dilaporkan kepada pihak pengurusan. g. Laporan Audit Dalaman dan Analisa Audit yang disediakan akan dilaporkan oleh Wakil Pengurusan dalam Kajian Semula Pengurusan. DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-05 Pengendalian Audit Dalaman Mukasurat 45 daripada 52

54 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses PSP telah membangunkan rangkakerja (framework) untuk memantau proses yang merangkumi pemantauan keatas enrolmen/pengambilan, kehadiran pelajar ke kuliah dan amali, pengurusan bilik kuliah/bengkel/makmal, pengendalian pengajaran dan proses penilaian pencapaian pelajar. Sekiranya hasil yang dirancangkan tidak dicapai, tindakan pembetulan yang bersesuaian akan dilaksanakan dengan segera bagi memastikan para pelajar mematuhi syarat-syarat lulus yang ditetapkan oleh politeknik. Teknik-teknik yang digunakan adalah dengan menggunakan tempoh masa menyempurnakan sesuatu tugas, penggunaan senarai semak, semakan dan pemerhatian dengan merujuk panduan yang berkaitan. DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-01 hingga PSP-PK-PS-10 Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan PSP-PK-PPL-01 hingga PSP-PK-PPL-10 Prosedur Kualiti PPL Mukasurat 46 daripada 52

55 8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Pencapaian PPL Pencapaian pelajar dipantau melalui kehadiran ke kuliah / amali dan penilaian kursus. Kehadiran pelajar direkod dan dipantau. Tindakan yang sesuai akan diambil mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi memastikan pelajar mengikuti perjalanan kursus yangditetapkan. Pencapaian pelajar dipantau melalui Penilaian Berterusan dan Peperiksaan Akhir. Bukti terhadap kepatuhan pelaksanaan PPL akan disimpan dan direkodkan. Keputusan dan status pencapaian pelajar dibincangkan oleh Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik Seberang Perai dan Lembaga Peperiksaan dan Penganugerahan Sijil / Diploma Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia. Keputusan dan status pencapaian pelajar tidak akan diserahkan kepada pelajar sekiranya tidak mendapat kelulusan dari Jawatankuasa Peperiksaan Politeknik Seberang Perai. Pelajar yang dikenalpasti lemah akan menjalani sesi bimbingan dan kaunseling yang dijalankan oleh pensyarah atau Unit Pengurusan Psikologi dan Kerjaya bagi memperbaiki pencapaian pelajar. Rekod berkaitan penilaian pelajar disimpan dan diselenggara. DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-01 hingga PSP-PK-PS-10 Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan Mukasurat 47 daripada 52

56 8.3 Kawalan Ketidakpatuhan PSP memastikan pelaksanaan PPL yang tidak memenuhi keperluan dan mengawal ketidakpatuhan tersebut dari berlaku dan berulang seperti: 1. Pelajar yang tidak menepati syarat kehadiran akan dikenakan tindakan mengikut peraturan yang dikuatkuasakan 2. Pensyarah dinilai sebagai tidak menepati peratus skor yang ditetapkan akan dicerap 3. Pelajar yang tidak memenuhi keperluan Penganugerahan Diploma Politeknik. Satu prosedur telah didokumenkan untuk menggariskan kawalan serta tanggungjawab dan kuasa pihak yang berkaitan terhadap PPL dan PS yang tidak memenuhi keperluan. Sekiranya berlaku ketakakuran terhadap keperluan Syariah, pegawai pematuhan Syariah hendaklah mengambil tindakan segera membetulkan dan melaporkannya kepada pengurusan atasan, tanpa kelengahan tak wajar. PSP akan mengawal ketidakpatuhan termasuk tak akur terhadap keperluan Syariah berdasarkan kepada kaedah-kaedah yang bersesuaian dengan: a. Menyingkirkan punca penyebab ketidakpatuhan b. Mengambilira keperluan pelaksanaan proses PPL dan PS c. Mengambil tindakan terhadap kesan ataupun potensi kesan ketidakpatuhan yang akan berlaku terhadap pelaksanaan PPL dan PS. Dokumen Berkaitan PSP-PK-PS- 04 PSP-PK-PS- 05 PSP-PK-PS- 09 PSP-PK-PPL- 04 PSP-PK-PPL- 05 PSP-PK-PPL- 07 PSP-PK-PPL- 10 Pengendalian Aduan Maklumbalas Pelanggan Pengendalian Audit Dalaman Kawalan Ketidakpatuhan dan Penambahbaikan Kualiti Berterusan Pengendalian Pengajaran Pengurusan Kokurikulum Pengurusan Peperiksaan Penilaian Proses Pengajaran dan Pembelajaran Mukasurat 48 daripada 52

57 8.4 Analisis Data Data-data berikut dikumpul dan dianalisis bagi menilai kesesuaian serta keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti; pematuhan terhadap keperluan syariah. Data-data ini dikumpul untuk menentukan tindakan penambahbaikan berterusan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti boleh dilaksanakan: a. Penilaian pelajar b. Keakuran terhadap keperluan pelajar serta keperluan Syariah (lihat 8.2.4) c. Penilaian proses pengajaran d. Kemudahan pembelajaran yang disediakan e. Perkhidmatan sokongan seperti bantuan kewangan pelajar dan pengurusan psikologi dan kerjaya. f. Penemuan audit g. Cadangan peningkatan sistem pengurusan kualiti dari kakitangan h. Laporan prestasi pembekal yang meliputi spesifikasi, ketepatan masa dan tempoh pembayaran. Data-data berkenaan dianalisis melalui kaedah-kaedah seperti histogram, peratusan, jumlah, kekerapan dan perbandingan. Penganalisaan data akan memberi maklumat kepada hal-hal yang berkaitan di bawah: i. Kepuasan pelanggan ii. prestasi kualiti PPL iii. ciri-ciri dan arah aliran (Trend) proses termasuk peluang-peluang untuk pelaksanaan langkah pencegahan iv. prestasi pembekal Mukasurat 49 daripada 52

58 DokumenBerkaitan PSP-PK-PPL-04 PSP-PK-PS- 03 PSP-PK-PS-04 PSP-PK-PS-05 PSP-PK-PS-09 PSP-PK-PS-03 PSP-PK-PS-05 PSP-PK-PS-07 PSP-PK-PS-08 Pengendalian Pengajaran Pengurusan dan perolehan Bekalan/Perkhidmatan Pengendalian Aduan dan Maklumbalas Pelanggan Pengendalian Audit Dalaman Kawalan Ketidakpatuhan Pengurusan Pendaftaran Pelajar Pengurusan Kokurikulum Pengurusan Peperiksaan Perkhidmatan Pengurusan Psikologi dan Kerjaya 8.5 Penambahbaikan Penambahbaikan Yang Menyeluruh PSP membuat penambahbaikan yang menyeluruh ke atas Sistem Pengurusan Kualiti melalui penganalisisan data dan membuat perbandingan antara pencapaian sebenar dengan dasar dan objektif kualiti. PSP mengumpul data melalui Kajian Semula Pengurusan,

59 cadangan daripada pelanggan,tindakan pembetulan, tindakan pencegahan serta penilaian semula proses. PSP hendaklah memastikan proses penambahbaikan yang berterusan serta tindakan pembetulan dan pencegahan, mendukung dan mengekalkan keperluan Syariah. DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-9 Kawalan Ketidakpatuhan dan Penambahbaikan Kualiti Berterusan Tindakan Pembetulan PSP akan mengambil tindakan menyingkirkan punca ketidakpatuhan bagi mencegah ia berulang. Tindakan pembetulan yang diambil adalah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang dikenalpasti. i. PSP akan menyemak ketidakpatuhan yang berlaku melalui kaedah-kaedah seperti audit dalaman, aduan pelanggan dan kajiselidik kepuasan pelanggan j. Penentuan punca ketidakakuran akan dikenalpasti melalui pengumpulan maklumat mengenai ketidakpatuhan dan membuat cadangan tindakan pembetulan k. Tindakan pembetulan dilaksanakan berdasarkan maklumat yang dikenalpati melalui rekod ketidakpatuhan, aduan pelanggan, audit dalaman dan Kajian Semula Pengurusan

60 l. Tindakan pembetulan yang melibatkan dasar, sumber kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau Sistem Pengurusan Kualiti sedia ada akan dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan/ Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan/ Mesyuarat Pengurusan Akademik dan Mesyuarat Pengurusan Sokongan Akademik. m. Rekod tindakan pembetulan disimpan dan diselenggara n. Keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksakana, dinilai oleh Pengarah/Timbalan Pengarah(Akademik)/ Timbalan pengarah (Sokongan Akademik)/Ketua Jabatan/Ketua Unit. Dokumen Berkaitan PSP-PK-PS-09 Kawalan Ketidakpatuhan Tindakan Pencegahan PSP akan mengambilkira tindakan yang perlu diambil bagi menyingkirkan punca ketidakpatuhan yang mungkin berlaku. Tindakan pencegahan yang diambil adalah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang mungkin berlaku. PSP mewujudkan prosedur yang meliputi: a. Pengenalpastian ketidakpatuhan yang mungkin berlaku dan puncanya, pengumpulan maklumat mengenai ketidakpatuhan dan membuat cadangan tindakan pencegahan. b. Tindakan pencegahan diambil berdasarkan maklumat yang dikenalpasti melalui rekod ketidakpatuhan dan penilaian

61 keperluan bagi mengambil tindakan untuk pencegahan berlakunya ketidakpatuhan serta cadangan bagi meningkatkan sistem pengurusan kualiti. c. Tindakan pencegahan yang melibatkan dasar, sumber kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau Sistem Pengurusan Kualiti sedia ada akan dibentangkan dalam dalam Mesyuarat Pengurusan/ Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan/ Mesyuarat Pengurusan Akademik dan Mesyuarat Pengurusan Sokongan Akademik d. Rekod tindakan pencegahan disimpan dan diselenggara e. Keberkesanan tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan, dinilai oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah (Akademik) / Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)/ Ketua Jabatan / Ketua Unit. Dokumen Berkaitan PSP-PK-PS-10 Penambahbaikan Kualiti Berterusan

62 Lampiran 1

63 CARTA ALIRAN PROSES PPL DAN HUBUNGKAIT ANTARA PROSES Lampiran 2